كيف تُعدّ تذكيرات تواريخ الانتهاء في Trackords

هذا شرح عملي لتجعل Trackords يؤدي عملًا مفيدًا في أقل من نصف ساعة: إنشاء حساب، وتحديد أنواع السجلات، وإضافة أول سجل، وضبط التذكيرات الثلاثة وتنبيه الانتهاء، واختيار من يتلقى الرسائل، واستيراد جدول بيانات موجود، وقراءة قائمة السجلات. لا يفترض الشرح سوى أن لديك قائمة بأشياء لها تواريخ.

1. أنشئ حسابك

انتقل إلى /register وسجّل باستخدام بريد العمل. Trackords مجاني، فلا بطاقة ائتمان تُدخلها ولا فترة تجريبية تنتهي. ستصلك رسالة تحقق؛ اضغط على الرابط ثم سجّل الدخول. الحساب الذي تنشئه هو مساحة العمل — والأشخاص الذين تدعوهم لاحقًا يتشاركون سجلاتها ويتلقون تذكيراتها.

إذا كنت تفضّل الاستكشاف أولًا، فافتح النسخة التجريبية المباشرة، وستدخل إليها بنقرة واحدة (اسم المستخدم demo وكلمة المرور demo). إنها مساحة عمل فعلية تضم سجلات نموذجية من عدة أنواع؛ ويمكنك تصفح كل ما هو موصوف أدناه دون إنشاء أي شيء.

2. حدّد أنواع السجلات

نوع السجل فئة من الأشياء التي تتابعها — اشتراك، أو تأشيرة، أو عقد، أو وثيقة تأمين، أو نطاق، أو استمارة مركبة — ولكل نوع مجموعة حقوله الخاصة. يقدم Trackords أنواعًا جاهزة يمكنك استخدامها كما هي، ويمكنك إنشاء أنواعك الخاصة مع حقول مخصصة لكل ما تحتاجه سجلاتك: رقم الوثيقة، أو المورّد، أو التكلفة، أو مدة الإشعار، أو اسم المسؤول، أو تاريخ هجري.

نصيحتان ممن جرّبوا هذا الإعداد من قبل:

• أنواع أقل وحقول أكثر. نوع واحد باسم «ترخيص» مع حقل «الفئة» أسهل في الإدارة من ستة أنواع للتراخيص. لا تقسّم النوع إلا عندما تختلف الحقول فعلًا.
• أضف حقولًا للأسئلة التي ستطرحها لاحقًا. «من المسؤول عن هذا؟» و«كم يكلف؟» هما الأكثر شيوعًا. والحقل الذي تضيفه لاحقًا يصبح متاحًا في كل سجلات ذلك النوع، وتبقى قيمته فارغة في السجلات الأقدم حتى تُملأ.

3. أضف سجلًا

أنشئ سجلًا جديدًا، واختر نوعه، وامنحه اسمًا يتعرف عليه الناس في عنوان رسالة البريد («Adobe Creative Cloud – 12 مقعدًا» بدلًا من «Adobe»)، وأدخل تاريخ الانتهاء. املأ الحقول المخصصة، وأضف أي ملاحظات، وأرفق الملفات الداعمة: العقد، أو جدول الوثيقة، أو صورة ممسوحة للمستند. تبقى المرفقات مع السجل، فعندما يصل التذكير تكون الأوراق على بعد نقرة واحدة بدلًا من أن تكون في بريد شخص ما.

تاريخ الانتهاء هو المرتكز لكل ما عداه. وفي العقود التي لها مدة إشعار، فكّر في استخدام آخر يوم لتقديم الإشعار بوصفه تاريخ الانتهاء، وتسجيل نهاية المدة الفعلية في حقل مخصص؛ ويشرح دليلنا عن مدد الإشعار في التجديد التلقائي السبب.

4. اضبط التذكيرات الثلاثة

يمكن أن يحمل كل سجل حتى ثلاثة تذكيرات. وكل تذكير إما:

• عدد من الأيام قبل تاريخ الانتهاء — مثل 60 و30 و7. وهذه تتبع تاريخ الانتهاء تلقائيًا: فعندما تجدد وتحدّث التاريخ في العام التالي، تتحرك التذكيرات معه.
• تاريخ ثابت — مثل 1 ديسمبر، لأنه موعد اجتماع الميزانية، أو اليوم الذي تُفتح فيه نافذة الإشعار. وتبقى التواريخ الثابتة في مكانها بغض النظر عن تاريخ الانتهاء.

يمكنك الجمع بين النوعين في سجل واحد. والإعداد الافتراضي المعقول لمعظم السجلات فاصل طويل وآخر متوسط وثالث قصير، تختارها بحسب المدة التي يستغرقها التجديد:

تُرسل التذكيرات بالبريد الإلكتروني في يوم استحقاقها، ويُرسل كل تذكير مرة واحدة لكل سجل عن تاريخ انتهاء معين، فلن يصلك التذكير نفسه مرتين.

5. تنبيه الانتهاء والعنوان الإضافي ومن يتلقى الرسائل

إلى جانب التذكيرات يوجد إعدادان اختياريان:

• تنبيه عند الانتهاء. فعّله لتتلقى رسالة في تاريخ الانتهاء نفسه. إنه خط الدفاع الأخير حين تُقرأ التذكيرات السابقة دون أن يُتخذ إجراء، وهو مفيد للسجلات التي يستدعي يوم انتهائها مهمة ما — كتحديث شهادة لدى أحد العملاء مثلًا.
• عنوان بريد إضافي. يمكن أن يحمل كل سجل عنوانًا إضافيًا واحدًا يتلقى تذكيراته إلى جانب مستخدمي مساحة العمل. استخدمه للشخص من خارج فريقك الذي يحتاج إلى العلم: الموظف صاحب التصريح، أو وسيط التأمين، أو رئيس القسم الذي يعتمد التجديد، أو صندوق بريد مشترك.

افتراضيًا، تصل رسائل التذكير إلى كل مستخدم نشط في مساحة العمل، إضافة إلى العنوان الإضافي في السجل إن وُجد. ويمكن للمدير من الإعدادات > مساحة العمل أن يجعلها تصل إلى مسؤول السجل فقط، كما يمكن لكل مستخدم إيقاف رسائل التذكير من إعداداته الخاصة. ويدعو المدير المستخدمين ويمنح كلًّا منهم أحد ثلاثة أدوار:

• مسؤول — كل الصلاحيات، بما فيها المستخدمون والأنواع والحقول.
• محرر — يمكنه إضافة السجلات والتذكيرات والمرفقات وتعديلها.
• مشاهد — يمكنه رؤية السجلات دون تعديلها.

لأن كل مستخدم نشط يتلقى كل تذكير افتراضيًا، فكّر فيمن يجب أن يكون مستخدمًا ومن يكفي أن يكون عنوانًا إضافيًا. ومساحة عمل من ثلاثة أشخاص في المالية والعمليات أمر معتاد؛ والمدير المباشر الذي يحتاج فقط إلى رؤية تواريخ فريقه يمكن أن يكون مشاهدًا. ويسجّل سجل التدقيق من أنشأ كل سجل أو عدّله ومتى، فيجيب عن سؤال «من غيّر هذا التاريخ؟» دون اجتماع.

6. استورد ملف CSV

إذا كانت سجلاتك موجودة في جدول بيانات، فصدّره بصيغة CSV واستورده بدلًا من الكتابة يدويًا. جهّز الملف أولًا:

1. صف واحد لكل سجل؛ وصف عناوين بأسماء الأعمدة.
2. عمود لاسم السجل وآخر لتاريخ الانتهاء، بصيغة تاريخ موحدة.
3. عمود لكل حقل مخصص تريد تعبئته، بالقيم نفسها التي كنت ستكتبها يدويًا.
4. احذف صفوف الأشياء التي انتهت ولن تُجدد؛ فهي لن تضيف إلا التشويش.

استورد الملف إلى نوع السجل المطابق، وافحص عددًا من السجلات بعد ذلك، ثم راجع التذكيرات. ويعمل التصدير إلى CSV في الاتجاه المعاكس، وهو أسهل طريقة لإعداد تقرير لاجتماع شهري أو لتسليم القائمة إلى مدقق. وإذا كنت تفكر في الإبقاء على جدول البيانات بدلًا من ذلك، فصفحة المقارنة على هذا الموقع صريحة بشأن المزايا والعيوب.

7. اقرأ قائمة السجلات

قائمة السجلات هي الصفحة الرئيسية في Trackords. تعرض كل السجلات بطريقة العرض التي تفضّلها — صندوق الوارد أو البطاقات أو كانبان أو التقويم أو الجدول — مع مخطط زمني لتواريخ الانتهاء القادمة في أعلاها، وتلوّن كل سجل بحسب قربه من تاريخ الانتهاء، مستخدمة أربعة ألوان:

يعرض عرض كانبان الألوان الأربعة نفسها في أعمدة متجاورة، ويُظهر مرشح الملخص أعلى القائمة السجلات المنتهية أو القريبة من الانتهاء فقط. ومن العادات الأسبوعية المفيدة نظرة لدقيقتين: يجب أن يكون الأحمر فارغًا أو مبررًا، وأن تكون أمام البرتقالي أسماء، أما الأصفر الداكن فهو عمل الشهر القادم. وإذا ظهر سجل بالأحمر رغم أنه جُدّد فعلًا، فاستخدم «تجديد» (أو حدّث تاريخ انتهائه) لينتقل إلى الأزرق، وتنتقل تذكيراته معه.

كيف يساعدك Trackords

كل ما سبق مجاني الاستخدام: أنواع سجلاتك وحقولك المخصصة، وثلاثة تذكيرات لكل سجل إضافة إلى تنبيه الانتهاء والعنوان الإضافي، والرسائل إلى كل مستخدم نشط، والمرفقات، والاستيراد والتصدير بصيغة CSV، وسجل التدقيق، وأدوار المسؤول والمحرر والمشاهد. ولا توجد بطاقة ائتمان لإدخالها. تعرض صفحة المزايا كل ذلك في مكان واحد، وتغطي صفحة الأسئلة الشائعة الاستفسارات المتكررة.

إذا لم تختر بعد ما تتابعه أولًا، فالأدلة الأخرى في هذا القسم نقطة بداية جيدة — وقائمة تدقيق اشتراكات SaaS هي أسرع مكسب لمعظم المنشآت الصغيرة.