Zo stel je in Trackords herinneringen in voor vervaldatums

Dit is de praktische handleiding om Trackords binnen een halfuur nuttig werk te laten doen: een account aanmaken, recordtypes kiezen, je eerste record toevoegen, de drie herinneringen en de melding op de vervaldag instellen, bepalen wie de e-mails ontvangt, een bestaande spreadsheet importeren en het dashboard lezen. Je hebt niets meer nodig dan een lijst met dingen waar een datum aan hangt.

1. Maak je account aan

Ga naar /register en meld je aan met je zakelijke e-mailadres. Trackords is gratis: je hoeft geen creditcard in te voeren en er is geen proefperiode die afloopt. Je ontvangt een verificatiemail; klik op de link en log in. Het account dat je aanmaakt, is de werkruimte — de mensen die je later uitnodigt, delen de records ervan en ontvangen de herinneringen.

Kijk je liever eerst rond, open dan de live demo en log in met demo / demo. Het is een werkende werkruimte met voorbeeldrecords van verschillende types; je kunt alles wat hieronder staat doorklikken zonder iets aan te maken.

2. Kies je recordtypes

Een recordtype is een categorie van dingen die je bijhoudt — Abonnement, Visum, Contract, Verzekeringspolis, Domein, Kentekenregistratie — met een eigen set velden. Trackords biedt startertypes die je zo kunt gebruiken, en onder Types en velden maak je je eigen types met aangepaste velden voor alles wat je records nodig hebben: een polisnummer, een leverancier, kosten, een opzegtermijn, de naam van een eigenaar, een Hijri-datum.

Twee tips van mensen die dit al eerder hebben ingericht:

• Minder types, meer velden. Eén type “Vergunning” met een veld “Categorie” is makkelijker te beheren dan zes verschillende vergunningstypes. Splits een type alleen als de velden echt verschillen.
• Voeg velden toe voor de vragen die je later gaat stellen. “Wie is hier eigenaar van?” en “Wat kost het?” zijn de twee meest gestelde. Een veld dat je later toevoegt, is beschikbaar op elk record van dat type; oudere records laten het gewoon leeg tot het is ingevuld.

3. Voeg een record toe

Klik op Nieuw record, kies het type, geef het een naam die mensen herkennen in de onderwerpregel van een e-mail (“Adobe Creative Cloud – 12 licenties” in plaats van “Adobe”) en vul de vervaldatum in. Vul de aangepaste velden in, voeg eventuele Opmerkingen toe en gebruik Bestanden bijvoegen voor de onderliggende documenten: het contract, het polisblad, een scan van het document. Bijlagen horen bij het record, dus als de herinnering binnenkomt, staan de papieren één klik verderop in plaats van in iemands inbox.

De vervaldatum is het anker voor al het andere. Bij contracten met een opzegtermijn kun je overwegen de laatste opzegdag als vervaldatum te gebruiken en het echte einde van de looptijd in een aangepast veld vast te leggen; onze gids over opzegtermijnen bij stilzwijgende verlenging legt uit waarom.

4. Stel de drie herinneringen in

Elk record kan tot drie herinneringen hebben. Elke herinnering is een van deze twee:

• Dagen voor vervaldatum — bijvoorbeeld 60, 30 en 7. Deze volgen de vervaldatum automatisch: als je verlengt en volgend jaar de datum bijwerkt, schuiven de herinneringen mee.
• Op datum — een vaste datum, bijvoorbeeld 1 december omdat dan het budgetoverleg is, of de dag waarop een opzegperiode begint. Vaste datums blijven staan, wat de vervaldatum ook doet.

Je kunt beide op één record combineren. Een verstandige standaard voor de meeste records is een lange, een middellange en een korte termijn, afgestemd op hoelang de verlenging duurt:

Herinneringen worden per e-mail verstuurd op de dag dat ze vallen, en elke herinnering gaat per record maar één keer uit voor een bepaalde vervaldatum, dus je krijgt nooit twee keer dezelfde herinnering.

5. De melding op de vervaldag, het extra adres en wie de e-mails ontvangt

Naast de herinneringen staan twee optionele instellingen:

• E-mailen op de vervaldag. Zet dit aan om op de vervaldatum zelf een e-mail te krijgen. Het is het vangnet voor als de eerdere herinneringen wel zijn gezien maar er niets mee is gedaan, en het is handig voor records waarbij de vervaldag een taak in gang zet — bijvoorbeeld een certificaat bijwerken dat bij een klant staat.
• Extra e-mailadres voor herinneringen. Elk record kan één extra adres hebben dat de herinneringen ontvangt, naast de gebruikers van de werkruimte. Gebruik het voor iemand buiten je team die het moet weten: de medewerker van wie de vergunning is, de tussenpersoon, het afdelingshoofd dat de verlenging goedkeurt, of een gedeelde mailbox.

Herinneringsmails gaan naar elke actieve gebruiker van de werkruimte, plus het extra adres op het record als dat is ingevuld. Gebruikers worden door een beheerder uitgenodigd onder Gebruikers en krijgen een van drie rollen:

• Beheerder — alles, inclusief gebruikers, types en velden.
• Bewerker — kan records, herinneringen en bijlagen toevoegen en wijzigen.
• Lezer — kan records zien, maar niet wijzigen.

Omdat elke actieve gebruiker elke herinnering ontvangt, is het goed na te denken over wie gebruiker wordt en wie een extra adres. Een werkruimte van drie mensen uit financiën en operations is gebruikelijk; een leidinggevende die alleen de datums van het eigen team hoeft te zien, kan lezer worden. Het Auditlog legt vast wie elk record heeft aangemaakt of gewijzigd en wanneer, zodat je de vraag “wie heeft deze datum verschoven?” zonder vergadering kunt beantwoorden.

6. Importeer een CSV

Staan je records al in een spreadsheet, exporteer die dan als CSV en gebruik Importeren in plaats van alles over te typen. Bereid het bestand eerst voor:

1. Eén rij per record; een kopregel met kolomnamen.
2. Een kolom voor de naam van het record en een voor de vervaldatum, in een consistente datumnotatie.
3. Eén kolom per aangepast veld dat je wilt vullen, met dezelfde waarden die je met de hand zou typen.
4. Verwijder rijen voor dingen die al verlopen zijn en niet worden verlengd; die zorgen alleen voor ruis.

Importeer in het bijbehorende recordtype, controleer daarna een handvol records en loop de herinneringen na. Met Exporteren (CSV) werkt het de andere kant op; dat is de makkelijkste manier om een rapport te maken voor een maandoverleg of de lijst aan een auditor te geven. Twijfel je of je niet beter bij de spreadsheet kunt blijven, dan is de vergelijkingspagina op deze site eerlijk over de voor- en nadelen.

7. Lees het dashboard

Het Dashboard groepeert records op hoe dicht ze bij de vervaldatum zitten, met vier kleuren:

Een nuttige wekelijkse gewoonte is een blik van twee minuten op het dashboard: rood hoort leeg of verklaard te zijn, bij oranje horen namen te staan, en de gele zone is het werk van volgende maand. Blijft een record rood terwijl het echt is verlengd, werk dan de vervaldatum bij; het record gaat terug naar blauw en de herinneringen schuiven mee.

Hoe Trackords helpt

Alles hierboven is gratis te gebruiken: je eigen recordtypes en aangepaste velden, drie herinneringen per record plus de melding op de vervaldag en het extra adres, e-mails naar elke actieve gebruiker, bijlagen, CSV-import en -export, het auditlog en de rollen beheerder, bewerker en lezer. Je hoeft geen creditcard in te voeren. De pagina met functies zet alles op een rij, en de veelgestelde vragen behandelen de gebruikelijke vragen.

Heb je nog niet gekozen wat je als eerste gaat bijhouden, dan zijn de andere gidsen in deze sectie een goed startpunt — de checklist voor je SaaS-abonnementen audit levert voor de meeste kleine bedrijven het snelst resultaat op.