Alles over Trackords

Trackords is een gratis online platform om vervaldatums, verlengdatums en betaaldatums bij te houden: abonnementen, visa, paspoorten, contracten, licenties, verzekeringspolissen, betalingen en elk ander record met een datum. Het stuurt e-mailherinneringen vóór elke deadline, zodat je niets mist.

Ja. Elke functie is inbegrepen, zonder creditcard, zonder proefperiode en zonder betaalde abonnementen. We vragen alleen dat je Trackords binnen een fair-usebeleid gebruikt, zodat het snel en gratis blijft voor iedereen.

Ja. Open de live demo via de inlogpagina: een kant-en-klare werkruimte met voorbeelden van abonnementen, contracten, visa, iqama's, licenties, verzekeringen, domeinnamen en een maandelijkse betaling, zodat je meteen het dashboard, de herinneringen en de eigen velden kunt verkennen. De demo wordt gedeeld met andere bezoekers en elke nacht gereset, dus voer geen echte persoonsgegevens in; e-mails en uploads staan er uit.

Alles met een vervaldatum, verlengdatum of betaaldatum: SaaS-abonnementen, softwarelicenties, werk- en toeristenvisa, verblijfsvergunningen zoals de Iqama, paspoorten, identiteitskaarten, contracten, verzekeringspolissen, domeinnamen, certificaten, garanties, rekeningen en facturen. Beheerders maken hun eigen recordtypen en velden, zodat elk record precies de gegevens bevat die ertoe doen.

Ja. Beheerders regelen dat op de pagina Types en velden: maak een type zoals "Verzekeringspolis" of "Garantie apparatuur", of begin met een sjabloon, en voeg tot 30 velden toe: tekst, getallen, bedragen, datums, keuzelijsten, ja/nee of een lid van de werkruimte. De velden verschijnen in het formulier, op de recordpagina, in de lijst en in de CSV-export.

Elk record kan tot drie herinneringen hebben, elk een aantal dagen vóór de datum of een vaste kalenderdatum, plus een optionele melding op de vervaldag zelf. Nieuwe records beginnen op 35, 10 en 5 dagen. Herinneringen gaan naar iedereen in de werkruimte of alleen naar de eigenaar van het record, zoals de werkruimte wil, plus elk extra adres dat aan het record is toegevoegd.

Nee. Elke herinnering wordt één keer verstuurd. Een record met drie herinneringen levert drie e-mails op vóór de deadline, en iedere gebruiker kan herinneringsmails uitzetten in de eigen instellingen. Het optionele wekelijkse overzicht is één samenvattende e-mail.

Ja. Een recordtype kun je instellen op "eenmalig betaald". De records tonen dan een vervaldatum en een knop Markeren als betaald; betaalde items gaan naar de pagina Afgerond met de datum, het bedrag, een notitie en optioneel een betaalbewijs. Terugkerende betalingen maken automatisch de volgende aan, en voor achterstallige betalingen komt er om de paar dagen een herinnering tot ze betaald zijn.

Ja. Nodig teamleden uit per e-mail en geef ieder een rol: beheerder (volledige controle), bewerker (records beheren) of lezer (alleen lezen). Elke werkruimte is volledig gescheiden, dus andere teams kunnen jouw gegevens nooit zien.

Ja. Bij Instellingen krijg je een privé adres voor de agendafeed. Abonneer je daarop in Google Agenda, Outlook of Apple Agenda en elke vervaldatum verschijnt daar en blijft bijgewerkt.

Wachtwoorden worden gehasht met bcrypt, bijlagen staan buiten de publieke webroot en openen alleen voor leden van je werkruimte, elke query is beperkt tot je werkruimte en wijzigingen worden vastgelegd in een auditlog. De gegevens worden gehost in de Europese Unie.

Ja. De importwizard leest een CSV-bestand, koppelt de kolommen aan je recordvelden, toont een voorbeeld met eventuele problemen per rij en importeert zodra jij tevreden bent. Een complete import maak je met één klik ongedaan.

Ja. Exporteer je records op elk moment naar CSV vanuit de recordlijst; de export volgt je huidige filters en kolommen. Betaalde betalingen exporteer je vanaf de pagina Afgerond.

Ja. Sleep PDF-, JPG-, PNG-, Word- of Excel-bestanden naar een record: een ondertekend contract, een scan van een visum, een verzekeringsbewijs of een betaalbewijs. Afbeeldingen krijgen een miniatuurvoorbeeld.

Het gaat voor 30 dagen naar de prullenbak, waar je het kunt terugzetten. Na 30 dagen wordt het definitief verwijderd, samen met de bijlagen.

Ja. Mail naar info@trackords.com en we verwijderen je account, alle records en bijlagen in je werkruimte en de bijbehorende logregels definitief.

Trackords is gebouwd met privacy als uitgangspunt: het verzamelt alleen wat nodig is om je account te laten werken, houdt elke werkruimte gescheiden, host de gegevens in de EU, laadt analytics pas na toestemming, en je kunt op elk moment een volledige export of verwijdering aanvragen.

Engels, Duits, Spaans, Frans, Nederlands en Turks. Kies op elk moment een taal in het menu; herinneringsmails worden voorlopig in het Engels verstuurd.

Een spreadsheet stuurt geen herinneringen, regelt niet wie wat mag bewerken en raakt verspreid over e-mailbijlagen. Trackords bewaart elke datum op één plek, mailt de juiste mensen vóór elke deadline en houdt een volledige wijzigingsgeschiedenis bij.

Mail naar info@trackords.com en vertel ons wat je nodig hebt. De meeste huidige functies zijn begonnen als suggestie van een gebruiker.