Todo sobre Trackords

Trackords es una plataforma online gratuita para controlar fechas de vencimiento, renovación y pago: suscripciones, visas, pasaportes, contratos, licencias, pólizas de seguro, pagos y cualquier otro registro con fecha. Envía recordatorios por email antes de cada plazo para que no se te pase nada.

Sí. Todas las funciones están incluidas, sin tarjeta de crédito, sin periodo de prueba y sin planes de pago. Solo te pedimos que uses Trackords dentro de una política de uso razonable para que siga siendo rápido y gratuito para todos.

Sí. Abre la demo en vivo desde la página de inicio de sesión: es un espacio de trabajo ya preparado con suscripciones, contratos, visas, iqamas, licencias, seguros, dominios y un pago mensual de ejemplo, para que explores el panel, los recordatorios y los campos personalizados de inmediato. La demo se comparte con otros visitantes y se restablece cada noche, así que no introduzcas datos personales reales; allí los emails y la subida de archivos están desactivados.

Todo lo que tenga fecha de vencimiento, renovación o pago: suscripciones SaaS, licencias de software, visas de trabajo y de visita, permisos de residencia como la Iqama, pasaportes, documentos nacionales de identidad, contratos, pólizas de seguro, dominios, certificados, garantías, recibos y facturas. Los administradores crean sus propios tipos de registro y campos, así que cada registro guarda exactamente los datos que importan.

Sí. Los administradores los gestionan en la página Tipos y campos: crea un tipo como «Póliza de seguro» o «Garantía de equipo», o empieza con una plantilla, y añade hasta 30 campos: texto, números, importes, fechas, listas desplegables, sí/no o un miembro del espacio de trabajo. Los campos aparecen en el formulario, en la página del registro, en la lista y en la exportación CSV.

Cada registro puede tener hasta tres recordatorios, cada uno un número de días antes de la fecha o una fecha fija del calendario, más un aviso opcional el mismo día del vencimiento. Los registros nuevos empiezan con 35, 10 y 5 días. Los recordatorios van a todo el espacio de trabajo o solo al propietario del registro, según prefiera el espacio de trabajo, más cualquier dirección adicional añadida al registro.

No. Cada recordatorio se envía una sola vez. Un registro con tres recordatorios genera tres emails antes de su plazo, y cada usuario puede desactivar los correos de recordatorio en su propia configuración. El resumen semanal opcional es un único email.

Sí. Un tipo de registro puede configurarse como «Se paga una vez». Sus registros muestran una fecha de vencimiento y un botón Marcar como pagado; los elementos pagados pasan a la página Completados con la fecha, el importe, una nota y un recibo opcional. Los pagos recurrentes crean el siguiente automáticamente, y los pagos vencidos se recuerdan cada pocos días hasta que se pagan.

Sí. Invita a tus compañeros por email y asigna a cada uno un rol: administrador (control total), editor (gestiona registros) o lector (solo lectura). Cada espacio de trabajo está totalmente aislado, así que otros equipos nunca pueden ver tus datos.

Sí. En Ajustes tienes la dirección privada de un feed de calendario. Suscríbete a ella en Google Calendar, Outlook o Apple Calendar y todas las fechas de vencimiento aparecerán allí, siempre actualizadas.

Las contraseñas se protegen con hash bcrypt, los adjuntos se almacenan fuera de la raíz web pública y solo los miembros de tu espacio de trabajo pueden abrirlos, cada consulta se limita a tu espacio de trabajo y los cambios quedan anotados en un registro de auditoría. Los datos se alojan en la Unión Europea.

Sí. El asistente de importación lee un archivo CSV, asigna sus columnas a los campos de tus registros, muestra una vista previa con los posibles problemas de cada fila e importa cuando estés conforme. Una importación completa se puede deshacer con un clic.

Sí. Exporta tus registros a CSV en cualquier momento desde la lista de registros; la exportación respeta tus filtros y columnas actuales. Los pagos ya realizados se exportan desde la página Completados.

Sí. Arrastra archivos PDF, JPG, PNG, Word o Excel a un registro: un contrato firmado, el escaneo de una visa, un certificado de seguro o un recibo. Las imágenes muestran una miniatura.

Pasa a la Papelera durante 30 días, donde se puede restaurar. Después de 30 días se elimina definitivamente, junto con sus adjuntos.

Sí. Escribe a info@trackords.com y eliminaremos de forma permanente tu cuenta, todos los registros y adjuntos de tu espacio de trabajo y las entradas del registro de auditoría asociadas.

Trackords está diseñado pensando en la privacidad: recopila solo lo necesario para gestionar tu cuenta, mantiene aislado cada espacio de trabajo, aloja los datos en la UE, carga la analítica solo tras tu consentimiento y puedes solicitar una exportación completa o la eliminación de tus datos en cualquier momento.

Inglés, alemán, español, francés, neerlandés y turco. Elige un idioma en el menú cuando quieras; por ahora, los emails de recordatorio se envían en inglés.

Las hojas de cálculo no envían recordatorios, no controlan quién puede editar qué y acaban dispersas entre adjuntos de correo. Trackords guarda todas las fechas en un solo lugar, avisa por email a las personas adecuadas antes de cada plazo y conserva el historial completo de cambios.

Escribe a info@trackords.com y cuéntanos qué necesitas. La mayoría de las funciones actuales nacieron como sugerencias de usuarios.