Para RR. HH. y cumplimiento

Cada documento de tus empleados, siempre en vigor

Pasaportes, visas, permisos de trabajo, seguros médicos, permisos de conducir y certificados de formación de toda tu plantilla — con avisos a RR. HH. y al empleado mucho antes de que algo caduque.

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Pensado para equipos de RR. HH.

Un solo registro en lugar de hojas de cálculo dispersas

Un permiso de trabajo o un seguro médico vencido puede suponer multas, una nómina bloqueada o un empleado que no puede viajar. Normalmente esas fechas viven en una hoja de cálculo que solo actualiza una persona.

Trackords guarda cada documento en su propio registro, con el empleado como propietario, el número de documento, el país y el escaneo adjunto, ordenado por lo que caduca antes.

Bandeja Tarjetas Kanban Calendario Tabla

Vencidos

Iqama · A. KarimVenc.

Iqama

En 10 días

Seguro de oficina8d

Seguro

11–30 días

Adobe Creative Cloud18d

Licencia

Contrato marco · Acme Corp27d

Contrato

Más adelante

trackords.com107d

Dominio

Seguro de oficina

8 días restantes

RenovarEditar registro

Fecha de vencimiento24 oct 2026

Enviar recordatorios aSara, Omar

Documentos de empleados — ordenados por urgencia

Para quién

Para quienes mantienen al personal en regla

RR. HH. y equipos de personas

Autorizaciones para trabajar, visas y permisos de cada empleado.

Responsables de oficina y gestores de trámites

Documentos oficiales, renovaciones y plazos de pago de tasas en una sola lista.

Seguridad y operaciones

Permisos de conducir, tarjetas de seguridad y formación obligatoria por persona.

Propietarios de pequeñas empresas

Los documentos de tu equipo sin necesidad de un sistema de RR. HH.

Recordatorios

Hasta 3 por registro · días antes del vencimiento o fecha fija

Hoy 35 10 5

Aviso 1

35 Días antes del vencimiento

Aviso 2

10 Días antes del vencimiento

Aviso 3

5 Días antes del vencimiento

Email el día de vencimiento

Enviar recordatorios a

Para: Sara (responsable) Omar broker@insure.com + Añadir persona

Recordatorios — a RR. HH. y al empleado

Avisa a RR. HH. y al empleado, en un solo email

Cada registro puede tener hasta tres recordatorios — por ejemplo, 90, 30 y 10 días antes del vencimiento — más un email el mismo día del vencimiento.

Elige a quién se avisa en cada documento: RR. HH., el responsable directo y el empleado como dirección adicional, todo en un solo email, para que todos sepan qué tienen que aportar y para cuándo.

Pruebas para las auditorías

Cada registro guarda un historial de los emails de recordatorio enviados y de sus destinatarios, que responde a la pregunta “¿nos avisaron?” durante una auditoría.

Crea tus propios tipos de registro, como Permiso de trabajo o Seguro médico, con los campos que necesites: ID de empleado, departamento, número de documento, país emisor.

Póliza de seguro12

Contrato8

Pasaporte23

Licencia5

+ Nuevo tipo

Campos de Póliza de seguro

⋮⋮N.ºPOL-55120

⋮⋮PaísR. Unido

⋮⋮TitularJohn Smith

⋮⋮EstadoActivo

+ Añadir campo

Tus propios tipos de documento — con campos personalizados

Preguntas frecuentes

Tus preguntas, respondidas

¿Qué documentos de empleados puedo controlar?

Pasaportes, visas, permisos de trabajo y de residencia (como la Iqama saudí o la visa de residencia de los EAU), seguros médicos, permisos de conducir, licencias profesionales, tarjetas de seguridad y certificados de formación: todo lo que tenga fecha de vencimiento. Cada registro puede guardar un escaneo del documento.

¿El empleado también puede recibir el recordatorio?

Sí. Cada registro tiene su propia lista de personas a las que avisar: compañeros de RR. HH. del espacio de trabajo más una dirección de email adicional, por ejemplo la del empleado. Cada recordatorio es un solo email con todos ellos en Para.

¿Puedo importar nuestra hoja de cálculo de personal?

Sí. Expórtala como CSV y el asistente de importación asigna tus columnas a los campos del registro, muestra una vista previa con los problemas de cada fila y te permite deshacer toda la importación con un clic.

¿Están seguros los datos de los empleados?

Los datos se alojan en la UE, los archivos adjuntos se guardan fuera del sitio web público y solo se abren para tu espacio de trabajo, cada consulta se limita a tu espacio de trabajo y el acceso está restringido por rol (administrador, editor, lector).

Más formas de usar Trackords

Mantén a todo tu equipo en regla

Crea un espacio de trabajo gratis, importa los documentos de tu personal y deja que Trackords avise a tiempo a las personas adecuadas.

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Última revisión 16 octubre 2026 · Publicado por Trackords

¿Preguntas? info@trackords.com