للموارد البشرية والامتثال

كل مستندات موظفيك سارية دائمًا

جوازات السفر والتأشيرات ورخص العمل والتأمين الطبي ورخص القيادة وشهادات التدريب لكل موظفيك — مع تذكيرات تصل إلى الموارد البشرية والموظف قبل انتهاء أي مستند بوقت طويل.

ابدأ التتبع — مجانًا عرض كل المزايا

مصمم لفرق الموارد البشرية

سجل واحد بدلًا من جداول بيانات متفرقة

انتهاء رخصة عمل أو تأمين طبي قد يعني غرامات، أو تعطّل مسير الرواتب، أو موظفًا لا يستطيع السفر. وغالبًا ما تبقى التواريخ في جدول بيانات لا يحدّثه إلا شخص واحد.

يحفظ Trackords كل مستند في سجل خاص به، مع الموظف مسؤولًا عنه، ورقم المستند، والدولة، والنسخة الممسوحة مرفقة، مرتبةً حسب الأقرب انتهاءً.

صندوق الوارد بطاقات كانبان التقويم جدول

منتهي

إقامة · A. Karimمنتهي

إقامة

خلال 10 أيام

تأمين المكتب8 يوم

تأمين

11–30 يومًا

Adobe Creative Cloud18 يوم

ترخيص

اتفاقية إطارية · Acme Corp27 يوم

عقد

لاحقًا

trackords.com107 يوم

نطاق

تأمين المكتب

8 أيام متبقية

تجديدتعديل السجل

تاريخ الانتهاء24 أكتوبر 2026

إرسال التذكيرات إلىSara, Omar

مستندات الموظفين — مرتبة حسب الأولوية

لمن صُمم

لكل من يحافظ على امتثال الموظفين

الموارد البشرية وشؤون الموظفين

مستندات أهلية العمل والتأشيرات والتصاريح لكل موظف.

مديرو المكاتب والعلاقات الحكومية

المستندات الحكومية والتجديدات ومواعيد سداد الرسوم في قائمة واحدة.

السلامة والعمليات

رخص القيادة وبطاقات السلامة والتدريب الإلزامي لكل شخص.

أصحاب المنشآت الصغيرة

مستندات فريقك دون نظام موارد بشرية.

التذكيرات

حتى 3 لكل سجل · أيام قبل الانتهاء أو تاريخ محدد

اليوم 35 10 5

التذكير 1

35 أيام قبل الانتهاء

التذكير 2

10 أيام قبل الانتهاء

التذكير 3

5 أيام قبل الانتهاء

بريد يوم الانتهاء

إرسال التذكيرات إلى

إلى: Sara (المسؤول) Omar broker@insure.com + إضافة شخص

التذكيرات — إلى الموارد البشرية والموظف

ذكّر الموارد البشرية والموظف في رسالة واحدة

يمكن لكل سجل أن يحمل حتى ثلاثة تذكيرات — مثل 90 و30 و10 أيام قبل الانتهاء — إضافة إلى بريد في يوم الانتهاء نفسه.

اختر لكل مستند من يتلقى التذكير: الموارد البشرية، والمدير المباشر، والموظف بصفته العنوان الإضافي، كلهم في رسالة واحدة، ليعرف الجميع ما المطلوب ومتى.

إثبات جاهز للتدقيق

يحتفظ كل سجل بسجلٍّ لرسائل التذكير التي أُرسلت وإلى من، فيجيب عن سؤال “هل نُبِّهنا؟” أثناء التدقيق.

أنشئ أنواع السجلات الخاصة بك مثل رخصة العمل أو التأمين الطبي، بالحقول التي تحتاجها: الرقم الوظيفي، والقسم، ورقم المستند، وبلد الإصدار.

وثيقة تأمين12

عقد8

جواز سفر23

ترخيص5

+ نوع جديد

حقول وثيقة تأمين

⋮⋮الرقمPOL-55120

⋮⋮الدولةبريطانيا

⋮⋮المسؤولJohn Smith

⋮⋮الحالةنشط

+ إضافة حقل

أنواع مستنداتك الخاصة — مع حقول مخصصة

الأسئلة الشائعة

إجابات أسئلتك

ما مستندات الموظفين التي يمكنني تتبعها؟

جوازات السفر، والتأشيرات، وتصاريح العمل والإقامة (مثل الإقامة في السعودية أو تأشيرة الإقامة في الإمارات)، والتأمين الطبي، ورخص القيادة، والرخص المهنية، وبطاقات السلامة، وشهادات التدريب: أي شيء له تاريخ انتهاء. ويمكن لكل سجل أن يحمل نسخة ممسوحة من المستند.

هل يمكن أن يتلقى الموظف التذكير أيضًا؟

نعم. لكل سجل قائمته الخاصة بمن يتلقى التذكير: زملاء الموارد البشرية من مساحة العمل إضافة إلى عنوان بريد إلكتروني إضافي واحد، مثل بريد الموظف. وكل تذكير رسالة واحدة تضم الجميع في خانة «إلى».

هل يمكنني استيراد جدول بيانات الموظفين الحالي؟

نعم. صدّره بصيغة CSV وسيطابق معالج الاستيراد أعمدتك مع حقول السجل، ويعرض معاينة بأي مشكلات في كل صف، ويتيح لك التراجع عن الاستيراد كاملًا بنقرة واحدة.

هل بيانات الموظفين آمنة؟

البيانات مستضافة في الاتحاد الأوروبي، والمرفقات محفوظة خارج الموقع العام ولا تُفتح إلا لمساحة عملك، وكل استعلام مقيّد بمساحة عملك، والوصول محدود حسب الدور (مدير، محرر، مشاهد).

طرق أخرى لاستخدام Trackords

حافظ على امتثال فريقك بالكامل

أنشئ مساحة عمل مجانية، واستورد مستندات موظفيك، ودع Trackords يذكّر الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب.

ابدأ التتبع — مجانًا جرّب العرض التجريبي

آخر مراجعة 16 أكتوبر 2026 · نُشر بواسطة Trackords

لديك أسئلة؟ info@trackords.com