Pour les RH & la conformité

Chaque document de vos salariés, toujours valide

Passeports, visas, permis de travail, assurances santé, permis de conduire et certificats de formation pour tout votre personnel — avec des rappels aux RH et au salarié bien avant toute expiration.

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Conçu pour les équipes RH

Un registre unique au lieu de tableurs éparpillés

Un permis de travail ou une assurance santé expirés peuvent entraîner des amendes, une paie bloquée ou un salarié qui ne peut plus voyager. Ces dates vivent souvent dans un tableur qu’une seule personne met à jour.

Trackords conserve chaque document sur sa propre fiche, avec le salarié comme responsable, le numéro du document, le pays et la copie numérisée jointe, triés selon ce qui expire en premier.

Aperçu Vignettes Kanban Calendrier Tableau

Expirés

Iqama · A. KarimExp.

Iqama

Sous 10 jours

Assurance des bureaux8j

Assurance

11–30 jours

Adobe Creative Cloud18j

Licence

Contrat-cadre · Acme Corp27j

Contrat

Plus tard

trackords.com107j

Domaine

Assurance des bureaux

8 jours restants

RenouvelerModifier la fiche

Date d’expiration24 oct 2026

Envoyer les rappels àSara, Omar

Documents des salariés — triés par urgence

Pour qui

Pour tous ceux qui veillent à la conformité du personnel

RH & gestion du personnel

Autorisations de travail, visas et permis pour chaque salarié.

Services généraux & formalités

Documents administratifs, renouvellements et échéances de frais dans une seule liste.

Sécurité & opérations

Permis de conduire, cartes de sécurité et formations obligatoires, par personne.

Dirigeants de petites entreprises

Les documents de votre équipe, sans logiciel RH.

Rappels

Jusqu’à 3 par fiche · jours avant l’expiration ou date fixe

Aujourd’hui 35 10 5

Rappel 1

35 Jours avant l’expiration

Rappel 2

10 Jours avant l’expiration

Rappel 3

5 Jours avant l’expiration

E-mail le jour d’expiration

Envoyer les rappels à

À : Sara (responsable) Omar broker@insure.com + Ajouter une personne

Rappels — aux RH et au salarié

Prévenez les RH et le salarié, en un seul e-mail

Chaque fiche peut avoir jusqu’à trois rappels — par exemple 90, 30 et 10 jours avant l’expiration — plus un e-mail le jour même de l’expiration.

Choisissez qui est prévenu pour chaque document : les RH, le manager et le salarié en adresse supplémentaire, le tout dans un seul e-mail. Chacun sait quoi fournir, et pour quand.

Des preuves pour les audits

Chaque fiche conserve un journal des e-mails de rappel envoyés et de leurs destinataires : de quoi répondre à la question « avions-nous été prévenus ? » lors d’un audit.

Créez vos propres types de fiches, comme Permis de travail ou Assurance santé, avec les champs utiles : matricule, service, numéro du document, pays de délivrance.

Police d’assurance12

Contrat8

Passeport23

Licence5

+ Nouveau type

Champs pour Police d’assurance

⋮⋮N°POL-55120

⋮⋮PaysR.-U.

⋮⋮TitulaireJohn Smith

⋮⋮StatutActive

+ Ajouter un champ

Vos propres types de documents — avec champs personnalisés

FAQ

Vos questions, nos réponses

Quels documents des salariés puis-je suivre ?

Passeports, visas, permis de travail et titres de séjour (comme l’Iqama saoudien ou le visa de résidence aux Émirats), assurances santé, permis de conduire, licences professionnelles, cartes de sécurité et certificats de formation : tout ce qui a une date d’expiration. Chaque fiche peut contenir une copie numérisée du document.

Le salarié peut-il aussi recevoir le rappel ?

Oui. Chaque fiche a sa propre liste de personnes à prévenir : des collègues RH de l’espace de travail, plus une adresse e-mail supplémentaire, par exemple celle du salarié. Chaque rappel est un seul e-mail, avec tous ces destinataires dans le champ À.

Puis-je importer notre tableur du personnel ?

Oui. Exportez-le en CSV : l’assistant d’import associe vos colonnes aux champs des fiches, affiche un aperçu avec les éventuels problèmes ligne par ligne et permet d’annuler l’import complet en un clic.

Les données des salariés sont-elles en sécurité ?

Les données sont hébergées dans l’UE, les pièces jointes sont stockées hors du site public et ne s’ouvrent que pour votre espace de travail, chaque requête est limitée à votre espace, et l’accès dépend du rôle (administrateur, éditeur, lecteur).

Autres usages de Trackords

Gardez toute votre équipe en conformité

Créez un espace de travail gratuit, importez les documents de vos salariés et laissez Trackords prévenir les bonnes personnes à temps.

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Dernière révision 16 octobre 2026 · Publié par Trackords

Des questions ? info@trackords.com