Comment configurer des rappels d’expiration dans Trackords

Voici le tutoriel pratique pour que Trackords travaille utilement pour vous en moins d’une demi-heure : créer un compte, choisir vos types de fiches, ajouter votre première fiche, définir les trois rappels et l’alerte d’expiration, choisir qui reçoit les e-mails, importer un tableur existant et lire le tableau de bord. Il ne suppose rien d’autre qu’une liste d’éléments assortis de dates.

1. Créez votre compte

Rendez-vous sur la page d’inscription et inscrivez-vous avec votre adresse e-mail professionnelle. Trackords est gratuit : aucune carte bancaire à saisir, aucune période d’essai qui prend fin. Vous recevrez un e-mail de vérification ; cliquez sur le lien et connectez-vous. Le compte que vous créez constitue l’espace de travail — les personnes que vous inviterez ensuite partagent ses fiches et reçoivent ses rappels.

Si vous préférez d’abord faire le tour du propriétaire, ouvrez la démo en ligne et connectez-vous avec demo / demo. C’est un espace de travail fonctionnel, avec des fiches d’exemple de plusieurs types ; vous pouvez y parcourir tout ce qui est décrit ci-dessous sans rien créer.

2. Choisissez vos types de fiches

Un type de fiche est une catégorie d’éléments que vous suivez — Abonnement, Visa, Contrat, Police d’assurance, Domaine, Immatriculation de véhicule — avec son propre jeu de champs. Trackords propose des types prêts à l’emploi que vous pouvez utiliser tels quels, et vous pouvez créer vos propres types, avec des champs personnalisés pour tout ce dont vos fiches ont besoin : un numéro de police, un fournisseur, un coût, un préavis, le nom d’un responsable, une date hégirienne. Tout se gère depuis la page Types et champs.

Deux conseils de personnes qui sont déjà passées par là :

• Moins de types, plus de champs. Un seul type « Licence » avec un champ « Catégorie » est plus simple à gérer que six types de licences. Ne scindez un type que lorsque les champs diffèrent réellement.
• Ajoutez des champs pour les questions que vous vous poserez plus tard. « Qui en est responsable ? » et « Combien cela coûte-t-il ? » sont les deux plus fréquentes. Un champ ajouté après coup est disponible sur toutes les fiches de ce type ; les fiches plus anciennes le laissent simplement vide jusqu’à ce qu’on le remplisse.

3. Ajoutez une fiche

Créez une Nouvelle fiche, choisissez son type, donnez-lui un nom que chacun reconnaîtra dans l’objet d’un e-mail (« Adobe Creative Cloud – 12 licences » plutôt que « Adobe »), et saisissez la Date d’expiration. Remplissez les champs personnalisés, ajoutez des commentaires et joignez les pièces justificatives : le contrat, les conditions particulières de la police, un scan du document. Les pièces jointes restent avec la fiche : quand le rappel arrive, les documents sont à un clic au lieu de dormir dans la boîte de réception de quelqu’un.

La date d’expiration sert d’ancrage à tout le reste. Pour les contrats avec préavis, envisagez d’utiliser le dernier jour pour donner congé comme date d’expiration et de consigner la véritable fin de période dans un champ personnalisé ; notre guide des préavis de reconduction tacite explique pourquoi.

4. Configurez les trois rappels

Chaque fiche peut avoir jusqu’à trois rappels. Chacun est soit :

• Un nombre de jours avant l’expiration (option « Jours avant l’expiration ») — par exemple 60, 30 et 7. Ces rappels suivent automatiquement la date d’expiration : quand vous renouvelez et mettez à jour la date l’année suivante, ils se déplacent avec elle.
• Une date fixe (option « À la date ») — par exemple le 1er décembre, parce que c’est la date de la réunion budgétaire, ou le jour où s’ouvre une fenêtre de préavis. Les dates fixes restent en place quelle que soit la date d’expiration.

Vous pouvez combiner les deux sur une même fiche. Pour la plupart des fiches, un réglage raisonnable associe un intervalle long, un moyen et un court, choisis en fonction du temps que prend le renouvellement :

Les rappels sont envoyés par e-mail le jour de leur échéance, et chacun n’est envoyé qu’une fois par fiche pour une date d’expiration donnée : vous ne recevrez jamais deux fois le même rappel.

5. L’alerte d’expiration, l’adresse supplémentaire et les destinataires

Deux réglages facultatifs accompagnent les rappels :

• Alerte à l’expiration (« Envoyer le jour de l’expiration »). Activez cette option pour recevoir un e-mail le jour même de l’expiration. C’est le filet de sécurité lorsque les rappels précédents ont été lus sans être suivis d’effet, et elle est utile pour les fiches dont le jour d’expiration déclenche une tâche — mettre à jour un certificat détenu par un client, par exemple.
• Adresse e-mail supplémentaire (« E-mail supplémentaire pour recevoir les rappels »). Chaque fiche peut porter une adresse supplémentaire qui reçoit ses rappels en plus des utilisateurs de l’espace de travail. Utilisez-la pour la personne extérieure à votre équipe qui doit être informée : le salarié titulaire du permis, le courtier, le chef de service qui approuve le renouvellement, ou une boîte partagée.

Les e-mails de rappel sont envoyés à chaque utilisateur actif de l’espace de travail, plus l’adresse supplémentaire de la fiche si elle est renseignée. Les utilisateurs sont invités par un administrateur et reçoivent l’un des trois rôles :

• Administrateur — tous les droits, y compris sur les utilisateurs, les types et les champs.
• Éditeur — peut ajouter et modifier les fiches, les rappels et les pièces jointes.
• Lecteur — peut consulter les fiches sans les modifier.

Comme chaque utilisateur actif reçoit chaque rappel, réfléchissez à qui doit être utilisateur et qui doit être adresse supplémentaire. Un espace de travail de trois personnes en finance et en opérations est typique ; un manager qui a seulement besoin de voir les dates de son équipe peut être lecteur. Le Journal d’audit enregistre qui a créé ou modifié chaque fiche et quand, ce qui répond à la question « qui a déplacé cette date ? » sans réunion.

6. Importez un CSV

Si vos fiches se trouvent déjà dans un tableur, exportez-le en CSV et importez-le au lieu de tout ressaisir. Préparez d’abord le fichier :

1. Une ligne par fiche ; une ligne d’en-tête avec les noms de colonnes.
2. Une colonne pour le nom de la fiche et une pour la date d’expiration, dans un format de date cohérent.
3. Une colonne par champ personnalisé à renseigner, avec les mêmes valeurs que si vous les saisissiez à la main.
4. Supprimez les lignes des éléments déjà expirés qui ne seront pas renouvelés ; ils ne feraient qu’ajouter du bruit.

Importez dans le type de fiche correspondant (menu Importer), vérifiez quelques fiches ensuite, puis passez les rappels en revue. L’export CSV fonctionne dans l’autre sens et constitue le moyen le plus simple de produire un rapport pour une réunion mensuelle ou de remettre la liste à un auditeur. Si vous hésitez à garder plutôt votre tableur, la page comparative de ce site présente honnêtement les avantages et les inconvénients.

7. Lisez le tableau de bord

Le Tableau de bord regroupe les fiches selon leur proximité de l’expiration, avec quatre couleurs :

Une bonne habitude hebdomadaire consiste à jeter un coup d’œil de deux minutes au tableau de bord : le rouge doit être vide ou justifié, l’orange doit avoir des noms en face, et la bande jaune, c’est le travail du mois prochain. Si une fiche reste en rouge alors qu’elle a bel et bien été renouvelée, mettez à jour sa date d’expiration : elle repasse en bleu, et ses rappels la suivent.

Comment Trackords vous aide

Tout ce qui précède est gratuit : vos propres types de fiches et champs personnalisés, trois rappels par fiche plus l’alerte d’expiration et l’adresse supplémentaire, des e-mails à chaque utilisateur actif, les pièces jointes, l’import et l’export CSV, le journal d’audit et les rôles administrateur, éditeur et lecteur. Aucune carte bancaire à saisir. La page fonctionnalités récapitule le tout, et la FAQ répond aux questions courantes.

Si vous n’avez pas encore choisi quoi suivre en premier, les autres guides de cette rubrique sont un bon point de départ — la checklist d’audit des abonnements SaaS est le gain le plus rapide pour la plupart des petites entreprises.