Trackords’ta Bitiş Tarihi Hatırlatmaları Nasıl Kurulur?

Bu rehber, Trackords’u yarım saatten kısa sürede işe yarar hâle getirmenin pratik anlatımıdır: hesap oluşturma, kayıt türlerine karar verme, ilk kaydınızı ekleme, üç hatırlatmayı ve bitiş uyarısını ayarlama, e-postaları kimin alacağını seçme, mevcut bir elektronik tabloyu içe aktarma ve paneli okuma. Üzerinde tarih olan şeylerin bir listesinden başka hiçbir şey varsaymaz.

1. Hesabınızı oluşturun

/register adresine gidin ve iş e-postanızla kaydolun (Ücretsiz hesabımı oluştur). Trackords ücretsizdir; girilecek bir kredi kartı ve sona eren bir deneme süresi yoktur. Bir doğrulama e-postası alacaksınız; bağlantıya tıklayın ve giriş yapın. Oluşturduğunuz hesap aynı zamanda çalışma alanıdır — daha sonra davet ettiğiniz kişiler onun kayıtlarını paylaşır ve hatırlatmalarını alır.

Önce etrafa bakmayı tercih ederseniz canlı demoyu açın ve demo / demo ile giriş yapın. Birkaç türde örnek kayıt içeren, çalışan bir çalışma alanıdır; aşağıda anlatılan her şeyi hiçbir şey oluşturmadan tıklayarak inceleyebilirsiniz.

2. Kayıt türlerine karar verin

Kayıt türü, takip ettiğiniz şeylerin bir kategorisidir — Abonelik, Vize, Sözleşme, Sigorta poliçesi, Alan adı, Araç tescili — ve kendi alanları vardır. Trackords olduğu gibi kullanabileceğiniz başlangıç türleri sunar; Türler ve Alanlar sayfasında kayıtlarınızın ihtiyaç duyduğu her şey için özel alanlarla kendi türlerinizi de oluşturabilirsiniz: poliçe numarası, sağlayıcı, maliyet, bildirim süresi, sorumlunun adı, Hicri tarih.

Bunu daha önce kurmuş kişilerden iki tavsiye:

• Daha az tür, daha çok alan. “Kategori” alanı olan tek bir “Lisans” türünü yönetmek, altı ayrı lisans türünden daha kolaydır. Bir türü yalnızca alanlar gerçekten farklıysa bölün.
• İleride soracağınız sorular için alan ekleyin. “Bunun sorumlusu kim?” ve “Maliyeti ne kadar?” en sık sorulan iki sorudur. Sonradan eklediğiniz bir alan o türdeki her kayıtta kullanılabilir; eski kayıtlarda doldurulana kadar boş kalır.

3. Bir kayıt ekleyin

Kayıt Ekle ile yeni bir kayıt oluşturun, türünü seçin, ona e-posta konu satırında insanların tanıyacağı bir ad verin (“Adobe” yerine “Adobe Creative Cloud – 12 lisans”) ve Bitiş tarihi alanını doldurun. Özel alanları doldurun, varsa yorum ekleyin ve destekleyici dosyaları ekleyin: sözleşme, poliçe çizelgesi, belgenin taranmış hâli. Ekler kayıtla birlikte durur; böylece hatırlatma geldiğinde evraklar birinin gelen kutusunda değil, bir tık uzağınızda olur.

Bitiş tarihi diğer her şeyin dayanak noktasıdır. Bildirim süresi olan sözleşmelerde, bildirim için son günü bitiş tarihi olarak kullanmayı ve gerçek dönem sonunu bir özel alana kaydetmeyi düşünün; nedenini otomatik yenileme bildirim süreleri rehberimiz açıklıyor.

4. Üç hatırlatmayı yapılandırın

Her kayda en fazla üç hatırlatma eklenebilir. Her biri şunlardan biridir:

• Bitişten önceki gün — bitişten belirli sayıda gün önce, örneğin 60, 30 ve 7. Bunlar bitiş tarihini otomatik olarak takip eder: Yenileyip gelecek yılın tarihini girdiğinizde hatırlatmalar da onunla birlikte kayar.
• Tarihte — sabit bir tarih, örneğin bütçe toplantısı o gün yapıldığı için 1 Aralık ya da bir bildirim döneminin açıldığı gün. Sabit tarihler, bitiş tarihi ne olursa olsun yerinde kalır.

İkisini aynı kayıtta karıştırabilirsiniz. Çoğu kayıt için mantıklı bir varsayılan; yenilemenin ne kadar sürdüğüne göre seçilmiş uzun, orta ve kısa bir aralıktır:

Hatırlatmalar zamanı geldiği gün e-postayla gönderilir ve her biri belirli bir bitiş tarihi için kayıt başına bir kez gönderilir; böylece aynı hatırlatmayı iki kez almazsınız.

5. Bitiş uyarısı, ek adres ve e-postaları kimlerin aldığı

Hatırlatmaların yanında iki isteğe bağlı ayar bulunur:

• Bitiş gününde e-posta gönder. Bitiş tarihinin kendisinde bir e-posta almak için bunu açın. Önceki hatırlatmalar görülüp gereği yapılmadığında son güvencedir; bitiş gününün bir görevi tetiklediği kayıtlar için de yararlıdır — örneğin bir müşteride tutulan bir sertifikanın güncellenmesi.
• Hatırlatmaları alacak Ek E-posta. Her kayıt, çalışma alanı kullanıcılarının yanı sıra hatırlatmalarını alan bir ek adres taşıyabilir. Bunu ekibinizin dışında olup bilmesi gereken kişi için kullanın: izni ait olduğu çalışan, broker, yenilemeyi onaylayan departman yöneticisi ya da ortak bir posta kutusu.

Hatırlatma e-postaları çalışma alanının tüm aktif kullanıcılarına ve ayarlanmışsa kayıttaki ek adrese gider. Kullanıcılar Kullanıcılar sayfasından bir yönetici tarafından davet edilir ve üç rolden birine atanır:

• Yönetici — kullanıcılar, türler ve alanlar dahil her şey.
• Düzenleyici — kayıt, hatırlatma ve ek ekleyip değiştirebilir.
• Görüntüleyici — kayıtları görebilir ama değiştiremez.

Her aktif kullanıcı her hatırlatmayı aldığı için kimin kullanıcı, kimin ek adres olacağını düşünün. Finans ve operasyondan üç kişilik bir çalışma alanı tipiktir; yalnızca ekibinin tarihlerini görmesi gereken bir birim yöneticisi görüntüleyici olabilir. Denetim günlüğü, her kaydı kimin ne zaman oluşturduğunu veya değiştirdiğini kaydeder; bu da “Bu tarihi kim değiştirdi?” sorusunu toplantıya gerek kalmadan yanıtlar.

6. CSV içe aktarın

Kayıtlarınız zaten bir elektronik tablodaysa, elle yazmak yerine CSV olarak dışa aktarın ve İçe aktar ile yükleyin. Önce dosyayı hazırlayın:

1. Her kayıt için bir satır; sütun adlarını içeren bir başlık satırı.
2. Kayıt adı için bir sütun ve tutarlı bir tarih biçiminde bitiş tarihi için bir sütun.
3. Doldurulmasını istediğiniz her özel alan için, elle yazacağınız değerlerle aynı değerleri içeren bir sütun.
4. Süresi zaten dolmuş ve yenilenmeyecek şeylerin satırlarını silin; yalnızca gürültü yaratırlar.

Eşleşen kayıt türüne içe aktarın, ardından birkaç kaydı kontrol edin ve hatırlatmaları gözden geçirin. CSV dışa aktarma ters yönde çalışır ve aylık bir toplantı için rapor hazırlamanın ya da listeyi bir denetçiye vermenin en kolay yoludur. Bunun yerine elektronik tabloda kalmayı tartıyorsanız, bu sitedeki karşılaştırma sayfası artıları ve eksileri konusunda dürüst.

7. Paneli okuyun

Panel, kayıtları bitişe ne kadar yakın olduklarına göre dört renkle gruplar:

Yararlı bir haftalık alışkanlık, panele iki dakikalık bir göz atmaktır: Kırmızı boş ya da açıklanmış olmalı, turuncunun karşısında isimler olmalı ve sarı bant gelecek ayın işidir. Bir kayıt gerçekten yenilendiği hâlde kırmızıda kalıyorsa, bitiş tarihini güncelleyin; kayıt hatırlatmalarıyla birlikte maviye geri döner.

Trackords nasıl yardımcı olur

Yukarıdaki her şey ücretsiz kullanılabilir: kendi kayıt türleriniz ve özel alanlarınız, kayıt başına üç hatırlatma ile bitiş uyarısı ve ek adres, tüm aktif kullanıcılara e-postalar, ekler, CSV içe ve dışa aktarma, denetim günlüğü ve yönetici, düzenleyici ve görüntüleyici rolleri. Girilecek bir kredi kartı yoktur. Özellikler sayfası hepsini tek bir yerde listeler; SSS ise sık sorulan soruları yanıtlar.

Önce neyi takip edeceğinizi henüz seçmediyseniz, bu bölümdeki diğer rehberler iyi bir başlangıç noktasıdır — SaaS abonelik denetimi kontrol listesi, çoğu küçük işletme için en hızlı kazanımdır.