So richtest du Ablauf-Erinnerungen in Trackords ein

Dies ist die praktische Anleitung, mit der Trackords in weniger als einer halben Stunde für dich arbeitet: Konto erstellen, Eintragstypen festlegen, den ersten Eintrag anlegen, die drei Erinnerungen und die Ablauf-Benachrichtigung einrichten, die Empfänger der E-Mails bestimmen, eine bestehende Tabelle importieren und das Dashboard lesen. Du brauchst dafür nichts weiter als eine Liste von Dingen mit Datum.

1. Konto erstellen

Geh auf /register und registriere dich mit deiner beruflichen E-Mail-Adresse über „Mein kostenloses Konto erstellen“. Trackords ist kostenlos: Du musst keine Kreditkarte eingeben, und es gibt keine Testphase, die irgendwann endet. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail; klick auf den Link und melde dich an. Das Konto, das du erstellst, ist der Arbeitsbereich – die Personen, die du später einlädst, teilen seine Einträge und erhalten seine Erinnerungen.

Wenn du dich lieber erst umsehen möchtest, öffne die Live-Demo und melde dich mit demo / demo an (oder klick auf „Demo öffnen“). Das ist ein funktionierender Arbeitsbereich mit Beispieleinträgen verschiedener Typen; du kannst alles, was unten beschrieben ist, durchklicken, ohne selbst etwas anzulegen.

2. Eintragstypen festlegen

Ein Eintragstyp ist eine Kategorie von Dingen, die du verfolgst – Abonnement, Visum, Vertrag, Versicherungspolice, Domain, Fahrzeugzulassung – mit eigenen Feldern. Trackords bietet Starter-Typen, die du direkt so verwenden kannst, und unter „Typen und Felder“ legst du eigene Typen mit benutzerdefinierten Feldern für alles an, was deine Einträge brauchen: eine Policennummer, einen Anbieter, Kosten, eine Kündigungsfrist, den Namen einer verantwortlichen Person, ein Hidschri-Datum.

Zwei Tipps von Leuten, die das schon eingerichtet haben:

• Weniger Typen, mehr Felder. Ein Typ „Lizenz“ mit einem Feld „Kategorie“ ist leichter zu verwalten als sechs verschiedene Lizenztypen. Teile einen Typ nur auf, wenn sich die Felder wirklich unterscheiden.
• Leg Felder für die Fragen an, die du später stellen wirst. „Wer ist dafür verantwortlich?“ und „Was kostet das?“ sind die zwei häufigsten. Ein Feld, das du später hinzufügst, steht bei jedem Eintrag dieses Typs zur Verfügung; ältere Einträge haben es einfach leer, bis es ausgefüllt wird.

3. Einen Eintrag anlegen

Klick auf „Neuer Eintrag“, wähle den Typ und gib dem Eintrag einen Namen, den man in einer E-Mail-Betreffzeile wiedererkennt („Adobe Creative Cloud – 12 Lizenzen“ statt „Adobe“), und trag das Ablaufdatum ein. Fülle die benutzerdefinierten Felder aus, ergänze bei Bedarf Kommentare und hänge unter „Dateien anhängen“ die Unterlagen an: den Vertrag, den Versicherungsschein, einen Scan des Dokuments. Anhänge bleiben beim Eintrag. Wenn die Erinnerung kommt, sind die Unterlagen also einen Klick entfernt statt irgendwo in einem Postfach.

Das Ablaufdatum ist der Anker für alles andere. Bei Verträgen mit Kündigungsfrist kannst du den letzten Kündigungstag als Ablaufdatum verwenden und das tatsächliche Laufzeitende in einem benutzerdefinierten Feld festhalten; unser Leitfaden zu Kündigungsfristen bei automatischer Verlängerung erklärt, warum.

4. Die drei Erinnerungen einrichten

Jeder Eintrag kann bis zu drei Erinnerungen haben. Jede davon ist entweder:

• Tage vor Ablauf – zum Beispiel 60, 30 und 7. Diese Erinnerungen folgen dem Ablaufdatum automatisch: Wenn du verlängerst und das Datum im nächsten Jahr aktualisierst, wandern die Erinnerungen mit.
• Ein festes Datum – zum Beispiel der 1. Dezember, weil dann die Budgetbesprechung stattfindet, oder der Tag, an dem ein Kündigungsfenster beginnt. Feste Daten bleiben, wo sie sind, unabhängig vom Ablaufdatum.

Du kannst beides in einem Eintrag kombinieren. Eine sinnvolle Grundeinstellung für die meisten Einträge ist ein langer, ein mittlerer und ein kurzer Abstand, passend dazu, wie lange die Verlängerung dauert:

Erinnerungen werden an dem Tag per E-Mail verschickt, an dem sie fällig sind, und jede wird pro Eintrag und Ablaufdatum nur einmal gesendet – du bekommst also nie dieselbe Erinnerung doppelt.

5. Benachrichtigung bei Ablauf, zusätzliche Adresse und wer die E-Mails bekommt

Neben den Erinnerungen gibt es zwei optionale Einstellungen:

• Benachrichtigung bei Ablauf senden. Schalte das ein, um am Ablaufdatum selbst eine E-Mail zu bekommen. Sie ist das Sicherheitsnetz für den Fall, dass die früheren Erinnerungen gesehen, aber nicht umgesetzt wurden, und nützlich für Einträge, bei denen der Ablauftag eine Aufgabe auslöst – etwa ein Zertifikat zu aktualisieren, das ein Kunde vorliegen hat.
• Zusätzliche E-Mail-Adresse für Erinnerungen. Jeder Eintrag kann eine weitere Adresse haben, die seine Erinnerungen zusätzlich zu den Benutzern des Arbeitsbereichs erhält. Nutze sie für die Person außerhalb deines Teams, die Bescheid wissen muss: die Mitarbeiterin, um deren Arbeitserlaubnis es geht, den Versicherungsmakler, die Abteilungsleitung, die die Verlängerung freigibt, oder ein gemeinsames Postfach.

Erinnerungs-E-Mails gehen an alle aktiven Benutzer des Arbeitsbereichs, plus an die zusätzliche Adresse des Eintrags, falls eine eingetragen ist. Benutzer werden von einem Admin unter „Benutzer“ eingeladen und erhalten eine von drei Rollen:

• Admin – alles, einschließlich Benutzer, Typen und Felder.
• Bearbeiter – kann Einträge, Erinnerungen und Anhänge anlegen und ändern.
• Betrachter – kann Einträge sehen, aber nicht ändern.

Weil jeder aktive Benutzer jede Erinnerung erhält, solltest du überlegen, wer Benutzer sein sollte und wer eine zusätzliche Adresse. Ein Arbeitsbereich mit drei Personen aus Finanzen und Operations ist typisch; eine Führungskraft, die nur die Daten ihres Teams sehen muss, kann Betrachter sein. Das Audit-Protokoll hält fest, wer welchen Eintrag wann angelegt oder geändert hat – damit ist die Frage „Wer hat dieses Datum verschoben?“ ohne Meeting beantwortet.

6. Eine CSV importieren

Wenn deine Einträge schon in einer Tabelle stehen, exportiere sie als CSV und importiere sie unter „Einträge importieren“, statt alles abzutippen. Bereite die Datei vorher vor:

1. Eine Zeile pro Eintrag; eine Kopfzeile mit Spaltennamen.
2. Eine Spalte für den Namen des Eintrags und eine für das Ablaufdatum, in einem einheitlichen Datumsformat.
3. Eine Spalte pro benutzerdefiniertem Feld, das befüllt werden soll, mit denselben Werten, die du auch von Hand eintippen würdest.
4. Entferne Zeilen für Dinge, die bereits abgelaufen sind und nicht verlängert werden; sie erzeugen nur Rauschen.

Importiere in den passenden Eintragstyp, prüfe danach eine Handvoll Einträge und kontrolliere dann die Erinnerungen. Mit „CSV exportieren“ geht es in die andere Richtung – der einfachste Weg, einen Bericht für ein Monatsmeeting zu erstellen oder die Liste einem Prüfer zu übergeben. Wenn du überlegst, doch lieber bei der Tabelle zu bleiben: Die Vergleichsseite auf dieser Website ist ehrlich, was die Vor- und Nachteile angeht.

7. Das Dashboard lesen

Das Dashboard gruppiert Einträge danach, wie nah sie am Ablauf sind, mit vier Farben:

Eine nützliche wöchentliche Gewohnheit ist ein zweiminütiger Blick aufs Dashboard: Rot sollte leer oder erklärt sein, bei Orange sollten Namen stehen, und der gelbe Bereich ist die Arbeit für den nächsten Monat. Bleibt ein Eintrag rot, obwohl er tatsächlich verlängert wurde, aktualisiere sein Ablaufdatum – dann wandert er zurück zu Blau und nimmt seine Erinnerungen mit.

So hilft dir Trackords

Alles oben Beschriebene ist kostenlos: eigene Eintragstypen und benutzerdefinierte Felder, drei Erinnerungen pro Eintrag plus Benachrichtigung bei Ablauf und zusätzliche E-Mail-Adresse, E-Mails an alle aktiven Benutzer, Anhänge, CSV-Import und -Export, das Audit-Protokoll sowie die Rollen Admin, Bearbeiter und Betrachter. Du musst keine Kreditkarte eingeben. Die Seite mit den Funktionen listet alles an einem Ort auf, und die FAQ beantworten die häufigsten Fragen.

Wenn du noch nicht weißt, was du zuerst verfolgen willst, sind die anderen Leitfäden in diesem Bereich ein guter Ausgangspunkt – die Checkliste für das SaaS-Abo-Audit ist für die meisten kleinen Unternehmen der schnellste Gewinn.