Cómo configurar recordatorios de vencimiento en Trackords

Este es el recorrido práctico para poner Trackords a trabajar en menos de media hora: crear una cuenta, decidir los tipos de registro, añadir tu primer registro, configurar los tres recordatorios y el aviso al vencimiento, elegir quién recibe los emails, importar una hoja de cálculo que ya tengas y leer el panel. No necesitas nada más que una lista de cosas con fechas.

1. Crea tu cuenta

Ve a /register y regístrate con tu email de trabajo. Trackords es gratis: no hay que introducir tarjeta de crédito ni hay periodo de prueba que termine. Recibirás un email de verificación; haz clic en el enlace e inicia sesión. La cuenta que creas es el espacio de trabajo — las personas que invites después comparten sus registros y reciben sus recordatorios.

Si prefieres echar un vistazo primero, abre la demo en vivo e inicia sesión con demo / demo. Es un espacio de trabajo real con registros de ejemplo de varios tipos; puedes recorrer todo lo que se describe a continuación sin crear nada.

2. Decide los tipos de registro

Un tipo de registro es una categoría de cosas que controlas — Suscripción, Visado, Contrato, Póliza de seguro, Dominio, Matriculación de vehículo — con su propio conjunto de campos. Trackords ofrece tipos predefinidos que puedes usar tal cual, y puedes crear tus propios tipos con campos personalizados para lo que necesiten tus registros: un número de póliza, un proveedor, un coste, un plazo de preaviso, el nombre de un responsable, una fecha hégira. Todo se gestiona en Tipos y campos.

Dos consejos de quienes ya lo han configurado antes:

• Menos tipos, más campos. Un tipo «Licencia» con un campo «Categoría» es más fácil de gestionar que seis tipos de licencia. Divide un tipo solo cuando los campos sean realmente distintos.
• Añade campos para las preguntas que harás más adelante. «¿Quién es el responsable?» y «¿Cuánto cuesta?» son las dos más habituales. Un campo que añadas después está disponible en todos los registros de ese tipo, y los registros antiguos simplemente lo tienen vacío hasta que se rellene.

3. Añade un registro

Pulsa Añadir registro, elige el tipo, ponle un nombre que la gente reconozca en el asunto de un email («Adobe Creative Cloud – 12 licencias» mejor que «Adobe») e introduce la fecha de vencimiento. Rellena los campos personalizados, añade los comentarios que quieras y adjunta los archivos de respaldo en Adjuntar archivos (opcional): el contrato, las condiciones particulares de la póliza, un escaneo del documento. Los adjuntos se guardan con el registro, así que cuando llega el recordatorio la documentación está a un clic y no en la bandeja de entrada de alguien.

La fecha de vencimiento es el punto de referencia de todo lo demás. En los contratos con plazo de preaviso, plantéate usar como fecha de vencimiento el último día para avisar y anotar el fin real del contrato en un campo personalizado; nuestra guía sobre plazos de preaviso en la renovación automática explica por qué.

4. Configura los tres recordatorios

Cada registro puede tener hasta tres recordatorios. Cada uno es:

• Días antes del vencimiento — por ejemplo 60, 30 y 7. Siguen la fecha de vencimiento automáticamente: cuando renuevas y actualizas la fecha al año siguiente, los recordatorios se mueven con ella.
• Una fecha fija — por ejemplo el 1 de diciembre, porque es cuando se celebra la reunión de presupuestos, o el día en que se abre un plazo de preaviso. Las fechas fijas no se mueven, cambie o no la fecha de vencimiento.

Puedes combinar ambos en un mismo registro. Un valor por defecto sensato para la mayoría de los registros es un intervalo largo, uno medio y uno corto, elegidos según lo que tarde la renovación:

Los recordatorios se envían por email el día que corresponde, y cada uno se envía una sola vez por registro para una fecha de vencimiento dada, así que no recibirás el mismo recordatorio dos veces.

5. El aviso al vencimiento, la dirección adicional y quién recibe los emails

Junto a los recordatorios hay dos ajustes opcionales:

• Enviar notificación al vencimiento. Actívalo para recibir un email el mismo día del vencimiento. Es la red de seguridad para cuando los recordatorios anteriores se vieron pero nadie actuó, y resulta útil en registros en los que el día del vencimiento desencadena una tarea — por ejemplo, actualizar un certificado que tiene un cliente.
• Correo adicional para recibir recordatorios. Cada registro puede tener una dirección adicional que recibe sus recordatorios junto con los usuarios del espacio de trabajo. Úsala para la persona de fuera de tu equipo que necesita saberlo: el empleado titular del permiso, el corredor de seguros, el jefe de departamento que aprueba la renovación o un buzón compartido.

Los emails de recordatorio llegan a todos los usuarios activos del espacio de trabajo, más la dirección adicional del registro si se ha indicado. Los usuarios los invita un administrador desde Usuarios y reciben uno de estos tres roles:

• Administrador — todo, incluidos usuarios, tipos y campos.
• Editor — puede añadir y modificar registros, recordatorios y adjuntos.
• Lector — puede ver los registros, pero no modificarlos.

Como todos los usuarios activos reciben todos los recordatorios, piensa en quién debe ser usuario y quién una dirección adicional. Lo típico es un espacio de trabajo de tres personas de finanzas y operaciones; un mando intermedio que solo necesita ver las fechas de su equipo puede ser lector. El Registro de auditoría guarda quién creó o modificó cada registro y cuándo, lo que responde a la pregunta «¿quién ha cambiado esta fecha?» sin necesidad de una reunión.

6. Importa un CSV

Si tus registros ya están en una hoja de cálculo, expórtala como CSV y usa Importar en lugar de teclearlo todo. Prepara antes el archivo:

1. Una fila por registro; una fila de encabezado con los nombres de las columnas.
2. Una columna para el nombre del registro y otra para la fecha de vencimiento, con un formato de fecha coherente.
3. Una columna por cada campo personalizado que quieras rellenar, con los mismos valores que escribirías a mano.
4. Elimina las filas de cosas que ya han vencido y no se van a renovar; solo añadirán ruido.

Importa en el tipo de registro correspondiente, revisa unos cuantos registros después y repasa los recordatorios. La exportación CSV funciona en sentido contrario y es la forma más sencilla de preparar un informe para una reunión mensual o de entregar la lista a un auditor. Si estás valorando si quedarte con la hoja de cálculo, la página comparativa de este sitio expone con honestidad los pros y los contras.

7. Lee el panel

El Panel agrupa los registros según lo cerca que están del vencimiento, con cuatro colores:

Un buen hábito semanal es echar un vistazo de dos minutos al panel: el rojo debería estar vacío o justificado, el naranja debería tener nombres asignados y la franja amarilla es el trabajo del mes que viene. Si un registro sigue en rojo porque en realidad ya se ha renovado, actualiza su fecha de vencimiento y volverá al azul, llevándose consigo sus recordatorios.

Cómo te ayuda Trackords

Todo lo anterior es gratis: tus propios tipos de registro y campos personalizados, tres recordatorios por registro más el aviso al vencimiento y la dirección adicional, emails a todos los usuarios activos, adjuntos, importación y exportación CSV, el registro de auditoría y los roles de administrador, editor y lector. No hay que introducir tarjeta de crédito. La página de funciones lo reúne todo en un solo lugar, y las preguntas frecuentes resuelven las dudas más comunes.

Si todavía no has decidido qué controlar primero, las demás guías de esta sección son un buen punto de partida — el checklist de auditoría de suscripciones SaaS es la victoria más rápida para la mayoría de las pequeñas empresas.