İK ve insan kaynakları ekipleri
Her çalışan için çalışma hakkı belgeleri, vizeler ve izinler.
Tüm çalışanlarınız için pasaportlar, vizeler, çalışma izinleri, sağlık sigortaları, ehliyetler ve eğitim sertifikaları — herhangi birinin süresi dolmadan çok önce İK'ya ve çalışana hatırlatma.
İK ekipleri için tasarlandı
Süresi dolmuş bir çalışma izni veya sağlık sigortası; para cezası, durdurulan bir bordro ya da seyahat edemeyen bir çalışan anlamına gelebilir. Tarihler çoğu zaman yalnızca bir kişinin güncellediği bir tabloda durur.
Trackords her belgeyi kendi kaydında tutar: sahibi olarak çalışan, belge numarası, ülke ve ekli tarama ile, süresi ilk dolacak olana göre sıralı.
Süresi dolan
10 gün içinde
11–30 gün
Daha sonra
Ofis sigortası
8 gün kaldı
Kimler için
Her çalışan için çalışma hakkı belgeleri, vizeler ve izinler.
Resmi belgeler, yenilemeler ve harç son tarihleri tek listede.
Kişi bazında ehliyetler, güvenlik kartları ve zorunlu eğitimler.
Bir İK sistemi olmadan ekibinizin belgeleri.
Hatırlatmalar
Kayıt başına en çok 3 · bitişten önceki gün ya da sabit tarihHatırlatma 1
35 Bitişten kaç gün önce
Hatırlatma 2
10 Bitişten kaç gün önce
Hatırlatma 3
5 Bitişten kaç gün önce
Hatırlatmaları gönder
Her kaydın üç adede kadar hatırlatması olabilir — örneğin bitişten 90, 30 ve 10 gün önce — ayrıca bitiş gününün kendisinde bir e-posta.
Kimin hatırlatılacağını belge bazında seçin: İK, birim yöneticisi ve ek adres olarak çalışanın kendisi, hepsi tek e-postada; böylece herkes neyi ne zamana kadar getireceğini bilir.
Her kayıt, gönderilen hatırlatma e-postalarının ve kime gittiklerinin kaydını tutar; bir denetimde “bize haber verildi mi?” sorusunu yanıtlar.
Çalışma izni veya Sağlık sigortası gibi kendi kayıt türlerinizi, ihtiyacınız olan alanlarla oluşturun: sicil numarası, departman, belge numarası, veren ülke.
Sigorta poliçesi alanları
SSS
Pasaportlar, vizeler, çalışma ve oturma izinleri (Suudi Arabistan'daki Iqama veya BAE oturma vizesi gibi), sağlık sigortası, ehliyetler, mesleki lisanslar, güvenlik kartları ve eğitim sertifikaları: bitiş tarihi olan her şey. Her kayıt belgenin taramasını içerebilir.
Evet. Her kaydın hatırlatılacak kişiler listesi kendine aittir: çalışma alanından İK ekip arkadaşları ve örneğin çalışanın kendisi gibi bir ek e-posta adresi. Her hatırlatma, hepsinin Kime alanında yer aldığı tek bir e-postadır.
Evet. Tabloyu CSV olarak dışa aktarın; içe aktarma sihirbazı sütunlarınızı kayıt alanlarıyla eşleştirir, satır bazında sorunları gösteren bir önizleme sunar ve tüm içe aktarmayı tek tıkla geri almanızı sağlar.
Veriler AB'de barındırılır, ekler herkese açık web sitesinin dışında saklanır ve yalnızca çalışma alanınız için açılır, her sorgu çalışma alanınızla sınırlıdır ve erişim rolle kısıtlanır (yönetici, düzenleyici, görüntüleyici).
How HR teams build a reliable visa and work-permit expiry process: document inventory per employee, owners, lead times by type and right-to-work risks.
Rehberi okuyunIqama renewal guide for Saudi employers and HR: who is responsible, what must be in order first, a timeline working back from expiry, and mistakes to avoid.
Rehberi okuyunPasaport 6 ay geçerlilik kuralı: ne anlama gelir, havayolları nasıl uygular, boş sayfa şartı, aile seyahati ve pasaportu ne kadar önceden yenilemeli.
Rehberi okuyunÜcretsiz bir çalışma alanı oluşturun, personel belgelerinizi içe aktarın ve doğru kişilere zamanında hatırlatmayı Trackords'a bırakın.