Vos propres types de fiches
Créez les types dont votre espace de travail a besoin — Assurance, Contrat, Iqama, Licence ou tout autre — ou partez de modèles prêts à l’emploi. Chaque type a sa propre étiquette de couleur.
Trackords est un espace de travail complet pour le suivi des dates d’expiration — des fiches avec vos propres champs, des rappels par e-mail intelligents, des paiements, des pièces jointes, des équipes et un journal d’audit complet. Toutes les fonctionnalités sont gratuites, pour tous les utilisateurs.
Démo
Création d’une fiche avec un type et des champs personnalisés — survolez pour rejouer.
Fiches
Tout ce que vous suivez, en un coup d’œil.
Nouvelle fiche
Champs supplémentaires
Aucun champ supplémentaire pour ce type.
01 · Fiches
Réunissez au même endroit tout ce qui expire ou se renouvelle — abonnements, visas, passeports, contrats, licences, polices d’assurance, noms de domaine, certificats et plus encore.
Champs pour Police d’assurance
Créez les types dont votre espace de travail a besoin — Assurance, Contrat, Iqama, Licence ou tout autre — ou partez de modèles prêts à l’emploi. Chaque type a sa propre étiquette de couleur.
Jusqu’à 30 champs par type : texte, nombres, montants, dates, listes déroulantes et plus encore. Ils apparaissent sur le formulaire, la page de la fiche, les colonnes de la liste et l’export CSV.
Triez par prochaine expiration, passez au tableau d’urgence, suivez la frise chronologique ou ouvrez le calendrier. Filtres, colonnes et vues enregistrées sont mémorisés pour chaque utilisateur.
Le renouvellement fait avancer les dates, conserve l’historique des renouvellements et relance le calendrier des rappels. Les actions groupées traitent de nombreuses fiches à la fois.
02 · Rappels
Attribuez jusqu’à trois rappels à chaque fiche — un nombre de jours avant l’expiration ou une date fixe — et Trackords prévient les bonnes personnes par e-mail à l’approche de chaque échéance.
Rappels *
Jusqu’à 3 par fiche · jours avant l’expiration ou date fixe
E-mail supplémentaire pour recevoir le rappel
Par exemple 90, 30 et 7 jours avant, ou une date précise. Les nouvelles fiches démarrent à 35, 10 et 5 jours, et vous pouvez ajouter une alerte le jour même de l’expiration.
Envoyez les rappels à tout l’espace de travail ou seulement au responsable de la fiche, avec en option une adresse supplémentaire par fiche. Chacun peut se désabonner des e-mails de rappel.
Un résumé hebdomadaire de tout ce qui est expiré ou arrive à échéance dans les 30 jours, le jour de la semaine choisi par votre espace de travail.
Abonnez-vous une fois et chaque date d’expiration apparaît dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier — toujours synchronisée.
03 · Paiements
Tout ne se renouvelle pas tout seul. Les factures et les impôts se paient une fois — puis ils doivent quitter votre liste.
Définissez un type comme « payé une fois » : ses fiches reçoivent une date d’échéance et un bouton Marquer comme payé — avec la date, le montant, une note et, en option, un justificatif.
Les éléments payés quittent vos listes pour la page Terminés, avec des totaux par devise, des filtres et un export CSV. Une erreur peut être annulée.
Mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels : régler un paiement crée le suivant avec sa nouvelle date d’échéance, et le nom du mois dans le titre suit le mouvement.
Un paiement dont l’échéance est dépassée fait l’objet d’un rappel tous les quelques jours, jusqu’à ce que quelqu’un le marque comme payé — à moins que vous ne désactiviez cette option.
04 · Équipes
Invitez vos collègues, attribuez un rôle à chacun et restez totalement isolé de tous les autres espaces de travail.
Membres de l’espace
Administrateur (contrôle total), Éditeur (gestion des fiches) ou Lecteur (lecture seule). Les droits sont vérifiés côté serveur à chaque requête.
Invitez un collègue en quelques secondes ; il définit son propre mot de passe via un lien sécurisé qui expire au bout de sept jours.
Invitez autant de collègues que nécessaire. Aucun tarif par utilisateur, puisqu’il n’y a aucun tarif.
Échangez sur une fiche dans des fils de commentaires et consultez l’historique complet de son activité : qui a modifié quoi, et quand.
05 · Sécurité & confidentialité
Des réglages par défaut judicieux, pour que vous n’ayez pas à penser aux aspects rébarbatifs de la sécurité.
Journal d’audit
Les mots de passe sont stockés avec bcrypt (coût 12), avec un minimum de 10 caractères imposé côté serveur, et chaque nouveau compte vérifie son adresse e-mail.
Les pièces jointes sont stockées hors de la racine web publique, leur type est contrôlé avant l’enregistrement et seuls les membres de votre espace de travail peuvent les ouvrir.
Chaque modification de fiche, connexion et suppression est enregistrée avec l’utilisateur et l’heure. Les administrateurs peuvent le consulter à tout moment.
Toutes les données sont stockées sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Aucun traceur publicitaire ; les outils d’analyse ne se chargent qu’après consentement.
06 · Vos données
Importez vos données, exportez-les, à tout moment, sans enfermement.
Renouvellements à venir
Chargez un tableur, associez ses colonnes à vos champs, prévisualisez chaque ligne et importez. Un import complet peut être annulé en un clic.
Exportez vos fiches en CSV quand vous le souhaitez. Les exports respectent vos filtres et colonnes du moment.
Les fiches supprimées restent 30 jours dans la corbeille : une suppression accidentelle peut toujours être restaurée.
Utilisez Trackords en anglais, allemand, espagnol, français, néerlandais ou turc, en mode clair ou sombre, sur n’importe quel appareil.
Créez votre compte et ajoutez votre première fiche en moins d’une minute.
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