Tout savoir sur Trackords

Trackords est une plateforme en ligne gratuite pour suivre les dates d’expiration, de renouvellement et d’échéance : abonnements, visas, passeports, contrats, licences, polices d’assurance, paiements et toute autre fiche datée. Elle envoie des rappels par e-mail avant chaque échéance pour que rien ne soit oublié.

Oui. Toutes les fonctionnalités sont incluses, sans carte bancaire, sans période d’essai et sans formule payante. Nous vous demandons seulement de respecter une politique d’utilisation raisonnable pour que Trackords reste rapide et gratuit pour tous.

Oui. Ouvrez la démo en direct depuis la page de connexion : c’est un espace de travail prêt à l’emploi avec des exemples d’abonnements, de contrats, de visas, d’Iqamas, de licences, d’assurances, de noms de domaine et un paiement mensuel, pour explorer immédiatement le tableau de bord, les rappels et les champs personnalisés. La démo est partagée avec d’autres visiteurs et réinitialisée chaque nuit : merci de ne pas y saisir de vraies données personnelles ; les e-mails et l’envoi de fichiers y sont désactivés.

Tout ce qui a une date d’expiration, de renouvellement ou d’échéance : abonnements SaaS, licences logicielles, visas de travail et de visite, titres de séjour comme l’Iqama, passeports, cartes d’identité, contrats, polices d’assurance, noms de domaine, certificats, garanties, factures et avis d’échéance. Les administrateurs créent leurs propres types de fiches et champs : chaque fiche contient exactement les informations utiles.

Oui. Les administrateurs les gèrent sur la page Types et champs : créez un type comme « Police d’assurance » ou « Garantie d’équipement », ou partez d’un modèle, puis ajoutez jusqu’à 30 champs : texte, nombres, montants, dates, listes déroulantes, oui/non ou membre de l’espace de travail. Les champs apparaissent sur le formulaire, la page de la fiche, la liste et l’export CSV.

Chaque fiche peut avoir jusqu’à trois rappels, chacun défini en nombre de jours avant la date ou à une date fixe, plus une alerte facultative le jour de l’expiration. Les nouvelles fiches démarrent à 35, 10 et 5 jours. Les rappels sont envoyés à tout l’espace de travail ou uniquement au responsable de la fiche, selon le choix de l’espace de travail, ainsi qu’à toute adresse supplémentaire ajoutée à la fiche.

Non. Chaque rappel n’est envoyé qu’une fois. Une fiche avec trois rappels génère trois e-mails avant son échéance, et chaque utilisateur peut désactiver les e-mails de rappel dans ses propres paramètres. Le récapitulatif hebdomadaire facultatif est un seul e-mail de synthèse.

Oui. Un type de fiche peut être défini comme « payé une fois ». Ses fiches affichent une date d’échéance et un bouton Marquer comme payé ; les éléments payés passent sur la page Terminés avec la date, le montant, une note et, en option, un justificatif. Les paiements récurrents créent automatiquement le suivant, et les paiements en retard font l’objet d’un rappel tous les quelques jours jusqu’à leur règlement.

Oui. Invitez vos collègues par e-mail et attribuez un rôle à chacun : administrateur (contrôle total), éditeur (gestion des fiches) ou lecteur (lecture seule). Chaque espace de travail est entièrement isolé : les autres équipes ne peuvent jamais voir vos données.

Oui. Les Paramètres vous donnent l’adresse d’un flux de calendrier privé. Abonnez-vous-y dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier : chaque date d’expiration y apparaît et reste à jour.

Les mots de passe sont hachés avec bcrypt, les pièces jointes sont stockées hors de la racine web publique et ne s’ouvrent que pour les membres de votre espace de travail, chaque requête est limitée à votre espace de travail et les modifications sont inscrites dans un journal d’audit. Les données sont hébergées dans l’Union européenne.

Oui. L’assistant d’import lit un fichier CSV, associe ses colonnes aux champs de vos fiches, affiche un aperçu signalant les éventuels problèmes ligne par ligne, puis importe quand tout vous convient. Un import complet peut être annulé en un clic.

Oui. Exportez vos fiches en CSV à tout moment depuis la liste des fiches ; l’export respecte vos filtres et colonnes du moment. Les paiements réglés s’exportent depuis la page Terminés.

Oui. Glissez des fichiers PDF, JPG, PNG, Word ou Excel sur une fiche : un contrat signé, la copie numérisée d’un visa, une attestation d’assurance ou un justificatif. Les images disposent d’un aperçu en miniature.

Elle est placée dans la corbeille pendant 30 jours, d’où elle peut être restaurée. Passé ce délai, elle est supprimée définitivement, avec ses pièces jointes.

Oui. Écrivez à info@trackords.com et nous supprimerons définitivement votre compte, toutes les fiches et pièces jointes de votre espace de travail ainsi que les entrées de journal qui y sont liées.

Trackords est conçu dans le respect de la vie privée : il ne collecte que ce qui est nécessaire au fonctionnement de votre compte, isole chaque espace de travail, héberge les données dans l’UE, ne charge les outils d’analyse qu’après consentement, et vous pouvez demander à tout moment un export complet ou la suppression de vos données.

Anglais, allemand, espagnol, français, néerlandais et turc. Choisissez une langue dans le menu à tout moment ; les e-mails de rappel sont pour l’instant envoyés en anglais.

Un tableur n’envoie pas de rappels, ne contrôle pas qui peut modifier quoi et finit éparpillé dans des pièces jointes d’e-mails. Trackords centralise toutes les dates, prévient les bonnes personnes par e-mail avant chaque échéance et conserve l’historique complet des modifications.

Écrivez à info@trackords.com pour nous dire ce dont vous avez besoin. La plupart des fonctionnalités actuelles sont nées de suggestions d’utilisateurs.