Een spreadsheet volstaat voor drie of vier verlengdatums die alleen jij bijhoudt. Daarboven — en zeker met een team — bespaart een echte vervaldatum-tracker zoals Trackords uren handmatig controleren, voorkomt hij het “niemand had het me verteld”-probleem en krijg je een echt audittrail. Beide zijn gratis; het verschil zit in waarvoor ze gemaakt zijn.
Naast elkaar
Een spreadsheet bewaart datums. Trackords doet er iets mee — urgentie in kleur, filteren op type en de juiste mensen mailen vóór elke deadline.
| Functie | Spreadsheet (Excel, Google Sheets, Numbers) | Trackords |
|---|---|---|
| Prijs | Gratis, of inbegrepen in je officepakket | Gratis, geen creditcard |
| E-mailherinneringen vóór de vervaldatum | Handmatig — vereist Apps Script of een Power Automate-flow | Ingebouwd: tot drie per record, dagen van tevoren of een vaste datum |
| Ontvangers van herinneringen | Hooguit één ontvanger | De hele werkruimte of de eigenaar van het record, plus een extra e-mailadres per record |
| Samen bewerken | Ja in Google Sheets, riskant met Excel-bestanden | Ja, met drie rollen: beheerder, bewerker, lezer |
| Rechten | Per bestand of tabblad | Per werkruimte en rol, afgedwongen op de server |
| Bijlagen per rij | Omslachtig — alleen links naar een cloudschijf | Ingebouwd, privé opgeslagen buiten de webroot |
| Wijzigingsgeschiedenis | Beperkte versiegeschiedenis | Auditlog met gebruiker en tijdstip, plus een prullenbak van 30 dagen |
| Recordtypen & velden | Kolommen voor alles | Je eigen typen, elk met eigen velden |
| Sorteren op eerstvolgende vervaldatum | Handmatig sorteren | Standaardsortering met urgentiekleuren, bord, tijdlijn en kalender |
| Betalingen | Een kolom “betaald” | Markeren als betaald met betaalbewijs, pagina Afgerond, terugkerende betalingen |
| Agenda-koppeling | Handmatig | Live agendafeed voor Google, Outlook en Apple |
| CSV-import & -export | Ingebouwd | Importwizard met voorbeeld en ongedaan maken; export met filters |
| Nieuwe teamleden inwerken | Ze moeten jouw sheet leren kennen | Uitnodigen per e-mail met een rol, klaar in 30 seconden |
| Tijd om op te zetten | 30–60 minuten voor een bruikbaar sjabloon | Minder dan 2 minuten |
Eerlijk gezegd
Spreadsheets zijn niet slecht. Er zijn situaties waarin een sheet echt het betere hulpmiddel is.
Wanneer Trackords wint
Overstappen
Registreer en bevestig je e-mailadres. Geen creditcard.
Voeg een type toe voor elke soort record in je sheet — of begin met een sjabloon — met velden voor de kolommen die ertoe doen.
Exporteer de sheet in Excel of Google Sheets als CSV-bestand.
De importwizard koppelt je kolommen aan de velden in Trackords en toont een voorbeeld met eventuele problemen per rij. Corrigeer en importeer. Ongedaan maken is één klik.
Herinneringen gaan nu af volgens het schema van elk record — tot drie per record — zonder dat je er nog iets voor hoeft te doen.
FAQ
Ja. Je kunt je records op elk moment naar CSV exporteren, dus een kopie in een spreadsheet is altijd één klik verwijderd.
Nee. In de importwizard koppel je elke kolom aan een veld, en gangbare namen zoals "Vervaldatum" of "Eigenaar" worden automatisch herkend.
De meeste mensen voegen hun eerste record binnen een minuut toe. Kun je een formulier invullen, dan kun je Trackords gebruiken.
Overstappen kost 5 minuten. Herinneringen starten zodra je opslaat.
We gebruiken cookies voor analytics. Privacy