Una hoja de cálculo sirve para tres o cuatro fechas de renovación que solo gestionas tú. Más allá de eso — y sobre todo en equipo — un gestor de vencimientos dedicado como Trackords ahorra horas de revisión manual, evita el clásico «nadie me avisó» y añade un verdadero historial de auditoría. Ambos son gratis; la diferencia está en para qué se ha creado cada uno.
Comparativa directa
Una hoja de cálculo almacena fechas. Trackords actúa sobre ellas — marca la urgencia con colores, filtra por tipo y avisa por email a las personas adecuadas antes de cada plazo.
| Función | Hoja de cálculo (Excel, Google Sheets, Numbers) | Trackords |
|---|---|---|
| Precio | Gratis o incluida en tu paquete ofimático | Gratis, sin tarjeta de crédito |
| Recordatorios por email antes del vencimiento | Manuales — requieren Apps Script o un flujo de Power Automate | Integrados: hasta tres por registro, días antes o en una fecha fija |
| Destinatarios de los recordatorios | Como mucho, un destinatario | Todo el espacio de trabajo o el propietario del registro, más un email adicional por registro |
| Edición multiusuario | Sí en Google Sheets, arriesgada con archivos de Excel | Sí, con tres roles: administrador, editor y lector |
| Permisos | Por archivo u hoja | Por espacio de trabajo y rol, aplicados en el servidor |
| Archivos adjuntos por fila | Incómodo — solo enlaces a una unidad en la nube | Nativos, guardados de forma privada fuera de la raíz web |
| Historial de cambios | Historial de versiones limitado | Registro de auditoría con usuario y hora, más una Papelera de 30 días |
| Tipos de registro y campos | Columnas para todo | Tus propios tipos, cada uno con sus propios campos |
| Ordenar por próximo vencimiento | Orden manual | Orden predeterminado con colores de urgencia, tablero, línea de tiempo y calendario |
| Pagos | Una columna «pagado» | Marcar como pagado con recibo, página Completados, pagos recurrentes |
| Integración con el calendario | Manual | Feed de calendario en vivo para Google, Outlook y Apple |
| Importación y exportación CSV | Nativa | Asistente de importación con vista previa y deshacer; exportación con filtros |
| Incorporar a nuevos compañeros | Tienen que aprender cómo funciona tu hoja | Invitación por email con un rol, listo en 30 segundos |
| Tiempo de configuración | 30–60 minutos para una plantilla útil | Menos de 2 minutos |
Con sinceridad
Las hojas de cálculo no son el enemigo. Hay situaciones en las que una hoja es realmente la mejor herramienta.
Cuándo gana Trackords
Migración
Regístrate y verifica tu email. Sin tarjeta de crédito.
Añade un tipo por cada clase de registro de tu hoja — o empieza con una plantilla — con campos para las columnas que te interesan.
En Excel o Google Sheets, exporta la hoja como archivo CSV.
El asistente de importación asigna tus columnas a los campos de Trackords y muestra una vista previa con los posibles problemas de cada fila. Corrige e importa. Deshacer es un clic.
Los recordatorios se envían según la programación de cada registro — hasta tres por registro — sin más trabajo.
Preguntas frecuentes
Sí. Puedes exportar tus registros a CSV en cualquier momento, así que siempre tienes una copia en hoja de cálculo a un clic.
No. El asistente de importación te permite asignar cada columna a un campo, y los nombres habituales en inglés, como "Expiry date" u "Owner", se asignan automáticamente.
La mayoría de la gente añade su primer registro en menos de un minuto. Si sabes rellenar un formulario, sabes usar Trackords.
La migración lleva 5 minutos. Los recordatorios empiezan en cuanto guardas.
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