Un tableur suffit pour trois ou quatre dates de renouvellement que vous êtes seul à surveiller. Au-delà — et surtout en équipe — un outil dédié au suivi des échéances comme Trackords vous fait gagner des heures de vérifications manuelles, évite le fameux « personne ne m’a prévenu » et ajoute une véritable piste d’audit. Les deux sont gratuits ; la différence tient à ce pour quoi chacun est conçu.
Côte à côte
Un tableur stocke des dates. Trackords agit en conséquence — code couleur selon l’urgence, filtres par type et e-mails aux bonnes personnes avant chaque échéance.
| Fonctionnalité | Tableur (Excel, Google Sheets, Numbers) | Trackords |
|---|---|---|
| Prix | Gratuit, ou inclus dans votre suite bureautique | Gratuit, sans carte bancaire |
| Rappels par e-mail avant expiration | Manuels — nécessitent Apps Script ou un flux Power Automate | Intégrés : jusqu’à trois par fiche, en jours avant ou à date fixe |
| Destinataires des rappels | Un seul destinataire, au mieux | Tout l’espace de travail ou le responsable de la fiche, plus un e-mail supplémentaire par fiche |
| Édition à plusieurs | Oui dans Google Sheets, risqué avec des fichiers Excel | Oui, avec trois rôles : administrateur, éditeur, lecteur |
| Droits d’accès | Par fichier ou par feuille | Par espace de travail et par rôle, contrôlés côté serveur |
| Pièces jointes par ligne | Peu pratique — uniquement des liens vers un drive | Natives, stockées en privé hors de la racine web |
| Historique des modifications | Historique des versions limité | Journal d’audit avec utilisateur et heure, plus une corbeille de 30 jours |
| Types de fiches & champs | Des colonnes pour tout | Vos propres types, chacun avec ses champs |
| Tri par prochaine expiration | Tri manuel | Tri par défaut avec couleurs d’urgence, tableau, frise et calendrier |
| Paiements | Une colonne « payé » | Marquer comme payé avec justificatif, page Terminés, paiements récurrents |
| Intégration calendrier | Manuelle | Flux de calendrier en direct pour Google, Outlook et Apple |
| Import & export CSV | Natif | Assistant d’import avec aperçu et annulation ; export avec filtres |
| Arrivée de nouveaux collègues | Ils doivent apprendre votre tableur | Invitation par e-mail avec un rôle, en 30 secondes |
| Temps de mise en place | 30 à 60 minutes pour un modèle utilisable | Moins de 2 minutes |
En toute honnêteté
Les tableurs ne sont pas le mal absolu. Dans certains cas, une feuille de calcul est réellement le meilleur outil.
Quand Trackords l’emporte
Migration
Inscrivez-vous et vérifiez votre e-mail. Sans carte bancaire.
Ajoutez un type pour chaque catégorie de fiche de votre tableur — ou partez d’un modèle — avec des champs pour les colonnes qui comptent.
Dans Excel ou Google Sheets, exportez la feuille au format CSV.
L’assistant d’import associe vos colonnes aux champs de Trackords et affiche un aperçu signalant les problèmes ligne par ligne. Corrigez, puis importez. L’annulation se fait en un clic.
Les rappels partent désormais selon le calendrier de chaque fiche — jusqu’à trois par fiche — sans aucun effort supplémentaire.
FAQ
Oui. Vous pouvez exporter vos fiches en CSV à tout moment : une copie sous forme de tableur est toujours à un clic.
Non. L’assistant d’import vous permet d’associer chaque colonne à un champ, et les noms courants comme « Expiration » ou « Type » sont reconnus automatiquement.
La plupart des gens ajoutent leur première fiche en moins d’une minute. Si vous savez remplir un formulaire, vous savez utiliser Trackords.
La migration prend 5 minutes. Les rappels démarrent dès l’enregistrement.
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