Für drei oder vier Verlängerungstermine, um die nur du dich kümmerst, reicht eine Tabelle. Darüber hinaus – und erst recht im Team – spart ein spezieller Fristen-Tracker wie Trackords Stunden an manueller Kontrolle, verhindert das „Mir hat keiner Bescheid gesagt“ und liefert einen echten Prüfpfad. Beides ist kostenlos; der Unterschied liegt darin, wofür es gebaut ist.
Im direkten Vergleich
Eine Tabelle speichert Daten. Trackords handelt danach – markiert die Dringlichkeit farbig, filtert nach Typ und benachrichtigt die richtigen Personen vor jeder Frist per E-Mail.
| Funktion | Tabelle (Excel, Google Sheets, Numbers) | Trackords |
|---|---|---|
| Preis | Kostenlos oder in deinem Office-Paket enthalten | Kostenlos, ohne Kreditkarte |
| E-Mail-Erinnerungen vor Ablauf | Manuell – braucht Apps Script oder einen Power-Automate-Flow | Eingebaut: bis zu drei pro Eintrag, Tage vorher oder an einem festen Datum |
| Empfänger der Erinnerungen | Bestenfalls eine Person | Der ganze Workspace oder die verantwortliche Person, plus eine zusätzliche E-Mail pro Eintrag |
| Gemeinsames Bearbeiten | In Google Sheets ja, bei Excel-Dateien riskant | Ja, mit drei Rollen: Admin, Bearbeiter, Betrachter |
| Berechtigungen | Pro Datei oder Blatt | Pro Workspace und Rolle, auf dem Server durchgesetzt |
| Dateianhänge pro Zeile | Umständlich – nur Links auf ein Laufwerk | Direkt integriert, privat außerhalb des Web-Verzeichnisses gespeichert |
| Änderungsverlauf | Eingeschränkter Versionsverlauf | Audit-Log mit Nutzer und Zeitpunkt, plus 30 Tage Papierkorb |
| Eintragstypen & Felder | Spalten für alles | Eigene Typen, jeder mit eigenen Feldern |
| Nach nächstem Ablauf sortieren | Manuell sortieren | Standardsortierung mit Dringlichkeitsfarben, Board, Zeitleiste und Kalender |
| Zahlungen | Eine Spalte „bezahlt“ | Als bezahlt markieren mit Beleg, Seite „Erledigt“, wiederkehrende Zahlungen |
| Kalender-Integration | Manuell | Live-Kalender-Feed für Google, Outlook und Apple |
| CSV-Import & -Export | Integriert | Import-Assistent mit Vorschau und Rückgängig; Export mit Filtern |
| Neue Teammitglieder einarbeiten | Sie müssen deine Tabelle erst verstehen | Per E-Mail mit Rolle einladen – in 30 Sekunden erledigt |
| Einrichtungszeit | 30–60 Minuten für eine brauchbare Vorlage | Unter 2 Minuten |
Ehrlich gesagt
Tabellen sind nicht böse. Es gibt Situationen, in denen eine Tabelle tatsächlich das bessere Werkzeug ist.
Wann Trackords gewinnt
Umzug
Registriere dich und bestätige deine E-Mail-Adresse. Ohne Kreditkarte.
Lege für jede Art von Eintrag in deiner Tabelle einen Typ an – oder starte mit einer Vorlage – mit Feldern für die Spalten, die dir wichtig sind.
Exportiere das Tabellenblatt in Excel oder Google Sheets als CSV-Datei.
Der Import-Assistent ordnet deine Spalten den Trackords-Feldern zu und zeigt eine Vorschau mit eventuellen Problemen pro Zeile. Korrigieren, dann importieren. Rückgängig machen geht mit einem Klick.
Die Erinnerungen laufen jetzt nach dem Zeitplan jedes Eintrags – bis zu drei pro Eintrag – ohne weiteren Aufwand.
FAQ
Ja. Du kannst deine Einträge jederzeit als CSV exportieren, eine Kopie als Tabelle ist also immer nur einen Klick entfernt.
Nein. Im Import-Assistenten ordnest du jede Spalte einem Feld zu, und gängige Spaltennamen wie „Expiry date“ oder „Owner“ werden automatisch zugeordnet.
Die meisten legen ihren ersten Eintrag in weniger als einer Minute an. Wer ein Formular ausfüllen kann, kann auch Trackords nutzen.
Der Umzug dauert 5 Minuten. Die Erinnerungen starten, sobald du speicherst.
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