Checkliste für die Verlängerung von Firmenversicherungen: der 90-Tage-Check

Firmenversicherungen verlängern sich einmal im Jahr pro Police. Ein Unternehmen mit Kranken-, Flotten-, Sach-, Haftpflicht- und Cyberversicherung hat also fünf oder mehr Verlängerungstermine über das Jahr verteilt – jeder kommt mit einer E-Mail des Maklers wenige Wochen vorher und der Bitte um Bestätigung per Antwort. Das Standardergebnis ist eine Fortführung zu einer höheren Prämie mit demselben Schutz wie im Vorjahr, ob der noch passt oder nicht. Dieser Leitfaden beschreibt eine Überprüfung vor der Verlängerung, die 60–90 Tage vor dem Ende jeder Police beginnt: was du für jede Versicherungsart prüfen solltest, wie du Angebote bekommst, die wirklich vergleichbar sind, welche Unterlagen du aufbewahren solltest – plus eine Checkliste als Tabelle zum Wiederverwenden.

Warum 60–90 Tage vorher

Versicherer und Makler arbeiten nach ihrem eigenen Zeitplan. Die Verlängerungskonditionen werden meist vier bis sechs Wochen vor Ablauf erstellt, und wenn sie bei dir ankommen, bleibt selten Zeit, Alternativangebote einzuholen, geschweige denn die Angaben zu korrigieren, auf denen das Angebot beruht. Wenn du 90 Tage vorher beginnst, hast du Zeit, die Risikoangaben zu aktualisieren, zwei oder drei vergleichbare Angebote einzuholen, die Schadenhistorie zu prüfen und trotzdem noch Puffer zu haben, falls sich der Markt für deine Risikoart verhärtet hat. Bei 60 Tagen schaffst du das meiste davon noch; bei 30 Tagen wählst du nur noch zwischen dem Verlängerungsangebot und einer Deckungslücke.

Die Überprüfung vor der Verlängerung

Führe für jede Police dieselbe Überprüfung durch, angepasst an die Versicherungsart.

1. Hat sich das Unternehmen verändert?

Versicherer kalkulieren auf Basis der Angaben, die du ihnen beim letzten Mal gemacht hast. Änderungen, die häufig erst gemeldet werden, wenn eine Leistung verweigert wird:

• Mitarbeiterzahl, Lohnsumme und Umsatz (Haftpflicht und Krankenversicherung)
• Neue Räumlichkeiten, Anbauten, geänderte Nutzung eines Gebäudes oder Warenwerte (Sachversicherung)
• Neu angeschaffte oder abgegebene Fahrzeuge, neue Fahrer, geänderte Nutzung wie Auslieferungen (Flotte)
• Neue Produkte, Dienstleistungen, Märkte oder Verträge mit ungewöhnlichen Haftungsanforderungen (Haftpflicht, Berufshaftpflicht)
• Neue Systeme, Cloud-Migrationen, Remote-Arbeit oder ein Datenleck (Cyber)

2. Die Schadenhistorie prüfen

Bitte den Makler um den Schadenverlauf der letzten drei bis fünf Jahre, pro Police. Prüfe, ob er stimmt: Abgeschlossene Schäden, die noch als offen geführt werden, treiben deine Prämie nach oben. Achte auf Muster – wiederkehrende Fahrzeugschäden an einem Standort, gehäufte Krankheitsfälle in einer Kategorie –, denn die Ursache zu beheben ist günstiger, als den Prämienzuschlag zu zahlen.

3. Versicherungssummen und Deckungsgrenzen prüfen

Wiederherstellungswerte von Gebäuden, Inhalt, Warenbestand und die Haftzeit der Betriebsunterbrechung entfernen sich innerhalb weniger Jahre von der Realität. Eine Unterversicherung kann die Entschädigung nach der Proportionalitätsregel anteilig kürzen. Prüfe bei der Haftpflicht die Deckungssumme im Abgleich mit dem, was deine Verträge und Kunden heute verlangen.

4. Ausschlüsse und Obliegenheiten lesen

Verlängerungskonditionen können neue Ausschlüsse oder Obliegenheiten einführen – Auflagen zur Alarmanlage, Altersgrenzen für Fahrer, IT-Sicherheitsmaßnahmen, die vorhanden sein müssen. Eine Auflage, die du nicht erfüllst, ist Schutz, den du nicht hast.

Hinweise je Versicherungsart

Krankenversicherung. Prüfe, ob die Mitgliederliste mit der Lohnabrechnung übereinstimmt: Ausgeschiedene, die noch versichert sind, kosten Geld, und neue Mitarbeitende, die fehlen, werden zum Problem, sobald sie zum ersten Mal Behandlung brauchen. Wo eine Krankenversicherung gesetzliche Voraussetzung für Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnisse ist, wie in mehreren Golfstaaten, muss der Versicherungszeitraum den Zeitraum der Erlaubnis abdecken – stimme die Daten aufeinander ab. Prüfe die aktuellen offiziellen Regeln zu Mindestleistungen, wo diese gelten.

Fahrzeugflotte. Gleiche die Liste der versicherten Fahrzeuge mit den Fahrzeugen ab, die du tatsächlich besitzt oder least. Prüfe, dass jedes Fahrzeug, dessen Zulassung oder Hauptuntersuchung während der Versicherungsperiode abläuft, rechtzeitig erledigt wird. Telematikdaten, Nachweise über Fahrerschulungen und ein schadenfreies Jahr sind gute Verhandlungsargumente.

Sachversicherung. Aktualisiere die Wertermittlung für den Wiederaufbau alle drei Jahre oder nach größeren Baumaßnahmen. Bestätige, dass die Police die Räumlichkeiten abdeckt, die du heute nutzt, einschließlich vorübergehender Standorte oder Lager.

Haftpflicht (Betriebs-, Produkt-, Arbeitgeber-, Berufshaftpflicht). Prüfe die Deckungssummen im Abgleich mit den Kundenverträgen, die im letzten Jahr unterschrieben wurden; ein einziger neuer Vertrag, der eine höhere Deckungssumme verlangt, ist ein häufiger Grund für Anpassungen bei der Verlängerung. Achte bei der Berufshaftpflicht darauf, ob die Deckung nach dem Anspruchserhebungsprinzip (Claims-made) funktioniert und welche Nachhaftung du bei einem Versichererwechsel bräuchtest.

Cyber. Versicherer stellen inzwischen detaillierte Fragen zu Multi-Faktor-Authentifizierung, Backups, Endpoint-Schutz und Incident Response. Antworte korrekt; eine falsche Angabe ist hier der häufigste Grund, warum Cyber-Schäden abgelehnt werden. Wenn du deine Schutzmaßnahmen seit dem letzten Jahr verbessert hast, sag es – das kann die Prämie senken.

Vergleichbare Angebote einholen

Angebote verschiedener Versicherer sind nur vergleichbar, wenn sie auf denselben Angaben und demselben Schutz beruhen. So erreichst du das:

1. Erstelle eine einzige schriftliche Risikobeschreibung: Unternehmensbeschreibung, Umsatz, Mitarbeiterzahl, Standorte, Fahrzeugliste, Schadenhistorie, aktuelle Versicherungssummen und Deckungsgrenzen sowie die vorhandenen Schutzmaßnahmen. Schick dasselbe Dokument an jeden Makler oder Versicherer.
2. Frag zuerst nach Angeboten, die deinem aktuellen Schutz eins zu eins entsprechen, und dann nach empfohlenen Änderungen als separate Optionen.
3. Vergleiche Selbstbeteiligungen, Deckungsgrenzen, Ausschlüsse und Obliegenheiten nebeneinander, nicht nur die Prämie.
4. Frag, wie hoch die Prämie bei den vorgeschlagenen Versicherungssummen wäre, wenn du sie im Rahmen der Überprüfung anpasst.
5. Prüfe das Finanzrating des Versicherers und seinen Ruf bei der Schadenregulierung; eine günstige Police von einem Versicherer, der Schäden bestreitet, ist nicht günstig.

Unterlagen, die du aufbewahren solltest

Bewahre für jede Police zusammen auf: Versicherungsschein und Bedingungen, den unterschriebenen Antrag bzw. die Risikoerklärung, die bei der Verlängerung verwendete Schadenhistorie, die Korrespondenz mit dem Makler zur Bestätigung von Schutz und Beginn, Prämienrechnungen und Zahlungsbestätigungen sowie alle Nachträge während der Laufzeit. Bewahre abgelaufene Policen so lange auf, wie daraus noch ein Schaden geltend gemacht werden könnte – bei Haftpflichtversicherungen können das viele Jahre sein. Über eine abgelehnte Leistung wird meist anhand dessen gestritten, was angegeben wurde. Das Antragsformular ist also genauso wichtig wie die Police.

Checkliste zur Verlängerung als Tabelle

So hilft dir Trackords

Trackords ist ein kostenloser Tracker, für den du keine Kreditkarte brauchst. Lege einen Eintragstyp „Versicherungspolice“ an, mit benutzerdefinierten Feldern für Versicherer, Makler, Policennummer, Prämie, Versicherungssummen und Selbstbeteiligung, und lege einen Eintrag pro Police an. Jeder Eintrag erhält bis zu drei E-Mail-Erinnerungen eine gewählte Anzahl von Tagen vor Ablauf – 90, 60 und 21 passen genau zur Tabelle oben –, dazu optional eine Benachrichtigung am Verlängerungstag selbst.

Erinnerungen gehen an alle aktiven Benutzer im Arbeitsbereich und optional an eine zusätzliche E-Mail-Adresse pro Eintrag, sodass auch der Kontakt beim Makler oder die Abteilungsleitung eingebunden werden kann. Hänge Versicherungsschein, Bedingungen und Antragsformular an den Eintrag an, damit alles an einem Ort ist, wenn ein Schaden eintritt, und lass das Audit-Protokoll zeigen, wer die Versicherungssummen wann geändert hat. Die Seite zum Finanz-Tracker zeigt die Einrichtung für Finanzteams; die Seite mit den Funktionen listet alles Weitere auf. Wenn sich eine Police automatisch verlängert, sofern sie nicht gekündigt wird, erklärt unser Leitfaden zu Kündigungsfristen bei automatischer Verlängerung, wie du die echte Frist findest.