Verblijfsvergunning verlengen bij de IND: wanneer, hoe en wat als je te laat bent

Een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd heeft een harde einddatum. Laat je die ongemerkt verlopen, dan kan dat gevolgen hebben voor je werk, je reizen en je toekomstplannen, zoals een vergunning voor onbepaalde tijd of het Nederlanderschap. Gelukkig is het verlengen zelf meestal niet ingewikkeld, als je het op het goede moment doet. In deze gids lees je wanneer je verlenging aanvraagt, wie de aanvraag indient, wat je nodig hebt en wat het kost, wat er gebeurt als je te laat bent en hoe je de datums voor jezelf, je gezin of je medewerkers bijhoudt.

Wanneer vraag je verlenging aan?

De regel van de IND is helder: verloopt je verblijfsvergunning binnen 3 maanden, dan kun je verlenging aanvragen. Is je vergunning nog langer dan 3 maanden geldig, dan kun je nog geen verlengingsaanvraag indienen; de IND neemt een te vroege aanvraag niet in behandeling. Dat staat op de IND-pagina verblijfsvergunning regulier bepaalde tijd verlengen.

Je venster is dus de laatste drie maanden vóór de einddatum. Wacht niet tot de laatste week: de IND heeft in principe 90 dagen om te beslissen, en die termijn kan langer worden als je aanvraag niet compleet is. Hoe eerder in het venster je een volledige aanvraag indient, hoe groter de kans dat je nieuwe pas klaar is voordat de oude verloopt.

Volgens zijn eigen aanvraagformulieren stuurt de IND ongeveer 3 maanden voor de vervaldatum een servicebrief dat je verblijfsdocument binnenkort verloopt (zie bijvoorbeeld formulier 7036). Fijn als hij komt, maar maak je planning er niet van afhankelijk: een verhuizing of een gemiste brief is zo gebeurd. Je eigen herinnering is de enige die je zeker ontvangt.

Wie dient de aanvraag in?

Meestal vraag je de verlenging zelf aan. Er zijn belangrijke uitzonderingen. Heb je een verblijfsvergunning als kennismigrant, wetenschappelijk onderzoeker of student aan het hoger onderwijs, dan kan alleen je erkende referent (je werkgever of onderwijsinstelling) de verlenging aanvragen, via het zakelijke portaal van de IND.

Voor gezinsleden geldt: hun verblijfsvergunning is afhankelijk van het verblijf van degene bij wie ze verblijven, de referent. Elk gezinslid heeft wel een eigen pas met een eigen einddatum, en voor elk gezinslid moet de verlenging apart geregeld worden. Daarvoor zijn aparte formulieren voor de vreemdeling en voor de referent.

Zo dien je de aanvraag in, en wat het kost

Is je vergunning nog niet verlopen, dan kun je de aanvraag meestal online doen. Je logt in met DigiD en betaalt direct met iDEAL | Wero. Kun je niet online aanvragen of is je vergunning al verlopen, dan gebruik je het schriftelijke formulier en stuur je de aanvraag per post.

Wat heb je doorgaans nodig?

• Een geldig paspoort. Zonder geldig paspoort krijg je je nieuwe verblijfsdocument niet mee, tenzij je bent vrijgesteld van het paspoortvereiste. Check dus ook de vervaldatum van je paspoort voordat je verlenging aanvraagt.
• De bewijsstukken die op het formulier staan. Die verschillen per verblijfsdoel. Bij verblijf bij een partner gaat het bijvoorbeeld om inkomensgegevens, zoals een recente werkgeversverklaring en loonstroken over de afgelopen drie maanden.
• Gelegaliseerde en vertaalde buitenlandse documenten, als die nodig zijn. De IND accepteert vertalingen in het Nederlands, Engels, Frans of Duits.
• Een verklaring dat je situatie niet is veranderd, of juist uitleg als er wél iets is veranderd, zoals een andere werkgever of een gewijzigde relatie. Verlenging gaat altijd over hetzelfde verblijfsdoel; voor een ander doel doe je een nieuwe aanvraag.

De kosten heten leges. Volgens de legespagina van de IND kost een verlenging in 2026 onder meer:

De bedragen veranderen elk jaar op 1 januari, dus kijk vlak voor je aanvraag altijd even op de legespagina.

Wat als je te laat bent?

Dit is het deel dat je liever niet nodig hebt, maar wel moet kennen:

• Tot 4 weken na de einddatum: vraag zo snel mogelijk aan. De IND vraagt je de aanvraag niet later dan 4 weken na het verlopen in te dienen; dan sluiten je vergunningen op elkaar aan en voorkom je een verblijfsgat.
• Meer dan 4 weken na de einddatum: vraag alsnog zo snel mogelijk aan en stuur een brief mee waarin je uitlegt waarom je te laat bent. Je loopt dan het risico op een verblijfsgat: een onderbreking in je rechtmatig verblijf. Met een verblijfsgat duurt het langer voordat je een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd kunt aanvragen of Nederlander kunt worden.
• 2 jaar of langer na de einddatum: dan kun je je vergunning niet meer laten verlengen en moet je opnieuw een vergunning aanvragen. Mogelijk moet je daarvoor eerst een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) vanuit het buitenland aanvragen.

Heb je wél op tijd aangevraagd, dan heb je in de regel rechtmatig verblijf zolang de IND nog niet heeft beslist (artikel 8 onder g Vreemdelingenwet 2000). Wil je in die periode naar het buitenland terwijl je oude pas al is verlopen, dan heb je meestal een terugkeervisum nodig om weer Nederland in te komen. Je maakt daarvoor een afspraak voor een terugkeervisum, niet eerder dan twee weken voor vertrek. Ook dat is een reden om niet tot het laatste moment te wachten.

Kennismigranten en werkgevers: waar let je op?

Voor werkgevers die als erkend referent kennismigranten in dienst hebben, ligt de verantwoordelijkheid voor de verlenging bij hen. De IND-brochure De verblijfsvergunning voor arbeid als kennismigrant zet de belangrijkste punten op een rij:

• De vergunning volgt het contract. De geldigheidsduur is gelijk aan de duur van de arbeidsovereenkomst of aanstelling, met een maximum van 5 jaar. Verleng je een tijdelijk contract, dan moet je dus ook aan de verblijfsvergunning denken.
• Vanaf 3 maanden vooraf aanvragen. De werkgever kan de verlenging indienen vanaf 3 maanden voor de einddatum. De IND streeft ernaar binnen 2 weken te beslissen, mits de aanvraag volledig is.
• Doorwerken tijdens de beslissing. Heeft de werkgever de verlenging op tijd aangevraagd, dan mag de kennismigrant in afwachting van de beslissing blijven werken.
• Wijzigingen melden. Gaat een kennismigrant uit dienst of verandert de functie zodat hij niet meer aan de voorwaarden voldoet, dan moet de werkgever dat melden. Een nieuwe werkgever moet een nieuwe baan als kennismigrant binnen 4 weken aan de IND doorgeven.
• Zoekperiode bij baanverlies. Wie werkloos raakt terwijl de vergunning nog geldig is, krijgt maximaal 3 maanden om nieuw werk te zoeken (6 maanden na 2 jaar of langer met deze vergunning), maar nooit langer dan de vergunning nog geldig is.
• Na 5 jaar. Een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd of het Nederlanderschap vraagt de medewerker zelf aan, niet de werkgever.

Voor HR betekent dit dat je per medewerker minstens twee datums moet bewaken: de einddatum van de verblijfsvergunning en de einddatum van het arbeidscontract. En vaak ook die van de passen van gezinsleden. Meer over het inrichten van zo’n overzicht lees je in de gids over visumdatums bijhouden voor HR.

Zo houd je alle einddatums in beeld

Of je nu alleen je eigen pas hebt, een gezin met vier passen of een team kennismigranten: het werkt hetzelfde.

1. Zet elke pas apart in je overzicht, met naam, verblijfsdoel, V-nummer of documentnummer en einddatum. Gezinsleden hebben vaak andere einddatums dan de hoofdaanvrager.
2. Voeg het paspoort toe. Een verlopen paspoort kan de uitgifte van je nieuwe pas tegenhouden. Plan de verlenging van je paspoort dus vóór de verlenging van je verblijfsvergunning. Wil je ook reizen, lees dan de gids over de zesmaandenregel voor paspoorten.
3. Plan herinneringen rond het venster van 3 maanden. Bijvoorbeeld 100 dagen vooraf (documenten verzamelen, loonstroken en werkgeversverklaring opvragen), 85 dagen vooraf (aanvraag indienen zodra het venster open is) en 30 dagen vooraf (status controleren in Mijn IND).
4. Werk de einddatum bij zodra de nieuwe pas binnen is, zodat de volgende cyclus vanzelf weer begint.

Hoe Trackords helpt

Trackords is een gratis tracker voor precies dit soort einddatums. Maak een eigen recordtype “Verblijfsvergunning” met velden voor verblijfsdoel, documentnummer, referent en paspoortvervaldatum, en zet de einddatum van de pas als vervaldatum. Per record stel je tot drie e-mailherinneringen in, bijvoorbeeld 100, 85 en 30 dagen vooraf, en herinneringen kunnen naar het hele team gaan plus een extra e-mailadres, zoals dat van de medewerker zelf. Voor eenmalige acties, zoals “werkgeversverklaring opvragen” of “afspraak terugkeervisum maken”, gebruik je het type To-do-taak: met een vervaldatum en een knop Afgerond, waarna de herinneringen stoppen.

Bekijk hoe dat eruitziet op de pagina over de visum- en verblijfsvergunningtracker, of maak gratis een account aan en zet je eerste pas er vandaag in.

Deze gids is algemene informatie en geen juridisch advies. Regels en bedragen kunnen veranderen; controleer altijd de actuele informatie op ind.nl of vraag een immigratiejurist om advies.